Pravila o upravljanju javnim dokumentarnim i arhivskim gradivom Grada Čakovca sa Popisom javnog dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja

30. Na temelju članka 5. stavka 1. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 105/20), a sukladno Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, broj 61/18), te Uredbi o uredskom poslovanju (»Narodne novine«, broj 7/09), gradonačelnik Grada Čakovca, 12. studenoga 2020., donio je slijedeća P R A V I L A o upravljanju javnim dokumentarnim i arhivskim gradivom Grada Čakovca I. OPĆE ODREDBE
Članak 1. Ovim Pravilima uređuju se sva pitanja stvaranja, organizacije, upravljanja, obrade, odlaganja i čuvanja, Stranica 864 »SLUŽBENI GLASNIK GRADA ČAKOVCA« Broj 11/2020. pretvorbe u digitalni oblik, vrednovanja, izlučivanja i uništavanja javnog dokumentarnog gradiva, te odabiranje i predaja javnog arhivskog gradiva nadležnom arhivu.

Članak 2.

Članak 2. Izrazi koji se koriste u ovom Pravilima, a imaju rodno značenje, odnose se jednako na muški i ženski rod.
Članak 3. Pojmovi u smislu ovih Pravila imaju sljedeće značenje: a) stvaratelj gradiva je tijelo javne vlasti, pravna ili fizička osoba, ili grupa osoba, koje obavljaju određenu djelatnost i čijim djelovanjem nastaje dokumentarno i arhivsko gradivo. b) knjiga pismohrane je pomoćna evidencija koja se vodi radi općeg pregleda cjelokupne građe odložene u pismohranu. c) izlučivanje je postupak kojim se iz cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao d) popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja je hijerarhijski uređen popis vrsta gradiva koje nastaju u okviru pojedinih područja djelatnosti i poslovnih aktivnosti stvaratelja gradiva u kojem su za jedinice gradiva upisani rokovi čuvanja, način određivanja početka tijeka roka i uputa o postupanju nakon isteka roka e) vrednovanje je postupak kojim se određuju rokovi čuvanja gradiva i utvrđuje koje dokumentarno gradivo ima svojstvo arhivskog gradiva f) pretvorba gradiva je postupak prebacivanja gradiva iz jednog oblika ili sustava u drugi, uz očuvanje autentičnosti, integriteta, pouzdanosti i iskoristivosti g) metapodaci su strukturirane informacije o podacima koje opisuju informacijski objekt i olakšavaju pretraživanje, korištenje i upravljanje gradivom h) tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka).

Članak 3.

II. NASTAJANJE I VREDNOVANJE GRADIVA
Članak 4.
(1) Stvaratelj gradiva (u daljem tekstu: Grad Čakovec) je dužan za sve vrste gradiva koje nastaje ili bi moglo nastati njegovom djelatnošću odrediti rok čuvanja te takav popis dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja dostaviti nadležnom državnom arhivu na odobrenje.
(2) Grad Čakovec dužan je također za gradivo koje nastaje ili bi moglo nastati njegovom djelatnošću izraditi popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja koji dostavlja nadležnom državnom arhivu na odobrenje.
(3) Ako u radu Grada Čakovca nastane jedinica gradiva koja nije predviđena u Popisu dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja iz stavaka 1. i 2. ovog članka, Grad Čakovec je dužan dopuniti taj Popis na odgovarajući način.

Članak 5.

Članak 5.
(1) Grad Čakovec određuje rokove čuvanja dokumentarnog gradiva sukladno propisima koji uređuju obvezu čuvanja pojedinih vrsta dokumenata, potrebama poslovanja i zaštite vlastitih i tuđih prava i interesa, interesa javnosti, interesa za kulturu, povijest i druge znanosti te prema oglednim popisima gradiva s rokovima čuvanja i uputama nadležnog državnog arhiva.
(2) Grad Čakovec je dužan utvrditi rokove čuvanja i za gradivo koje posjeduje, a nije nastalo njegovim radom ili radom tijela čiju djelatnost nastavlja.

Članak 6.

Članak 6.
(1) Nastanak jedinice gradiva treba biti dokumentiran metapodacima u odgovarajućem informacijskom sustavu koji su trajno logički povezani s jedinicom gradiva.
(2) Podaci o nastanku jedinice gradiva trebaju sadržavati najmanje jedinstveni identifikator, naziv, vrijeme nastanka, oznaku iz popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja kojoj jedinica pripada, podatke o osobi ili osobama koje su odgovorne za nastanak jedinice gradiva, podatke o ograničenjima dostupnosti, ako ih ima, te predviđeni rok čuvanja.
(3) Podaci o ograničenjima dostupnosti trebaju sadržavati pravnu osnovu za svako pojedino ograničenje.
(4) Grad Čakovec dužan je osigurati nepromjenljivost podataka o nastanku jedinice gradiva najmanje do isteka roka čuvanja jedinice gradiva. III. OBRADA GRADIVA

Članak 7.

Članak 7. Sve jedinice dokumentarnog gradiva u posjedu Grada Čakovca moraju se nalaziti u uređenom informacijskom sustavu za upravljanje gradivom, biti identificirane u njemu i dostupne osobama koje imaju pravo pristupa podacima koje gradivo sadrži.
Članak 8.
(1) Jedinice gradiva zaprimaju se u informacijski sustav za upravljanje gradivom u pravilu čim nastanu, odnosno čim ih se primi. Broj 11/2020. Stranica 865 »SLUŽBENI GLASNIK GRADA ČAKOVCA«
(2) Zaprimanje jedinice gradiva u informacijski sustav za upravljanje gradivom mora biti zabilježeno najmanje podacima o vremenu zaprimanja, izvoru iz kojeg je jedinica zaprimljena i osobi koja je zaprimila jedinicu gradiva.
(3) Podatke o zaprimanju jedinica gradiva u informacijski sustav za upravljanje gradivom potrebno je primjereno zaštititi od mijenjanja, brisanja ili dodavanja.
(4) Ako se gradivo prenosi iz jednog informacijskog sustava za upravljanje gradivom u drugi, obvezno se prenose na odgovarajući način i metapodaci izvornog sustava koji se odnose na jedinice gradiva koje se prenose.
(5) U prijenosu podataka iz jednog informacijskog sustava za upravljanje gradivom u drugi ne smije doći do gubitka mogućnosti identifikacije jedinice gradiva za koju je određeno da se čuva trajno niti do gubitka metapodataka o takvoj jedinici gradiva.

Članak 9.

Članak 9.
(1) Svaki informacijski sustav kojim se upravlja dokumentarnim gradivom mora sadržavati Popis cjelokupnog gradiva koje se nalazi u tom sustavu.
(2) Popis iz stavka 1. ovog članka treba omogućiti pouzdano pretraživanje i identifikaciju jedinica gradiva, provjeru njihove autentičnosti, cjelovitosti, utvrđivanje dostupnosti, pregled podataka o nastanku, zaprimanju i obradi jedinice i pregled podataka o odgovornosti za jedinicu, identifikaciju svih jedinica gradiva koje su nastale ili zaprimljene u okviru pojedine poslovne aktivnosti stvaratelja gradiva, identifikaciju jedinica gradiva najmanje do razine osnovne jedinice udruživanja dokumenata (predmet).
(3) Informacijski sustav za upravljanje gradivom koje se čuva trajno mora omogućiti izvoz podataka iz popisa gradiva u strukturiranom obliku.

Članak 10.

Članak 10.
(1) Popis cjelokupnog gradiva vodi se i dostavlja u strukturiranom elektroničkom obliku koji je prikladan za ponovnu uporabu i dijeljenje podataka te za preuzimanje podataka, prije ili za vrijeme predaje gradiva nadležnom državnom arhivu.
(2) O svakoj jedinici gradiva u informacijskom sustavu za upravljanje gradivom Popis mora sadržavati najmanje one podatke koji su označeni kao obvezni podaci u specifikaciji metapodataka koju donosi i objavljuje na svojim mrežnim stranicama Hrvatski državni arhiv.
(3) Za gradivo u elektroničkom obliku Popis treba sadržavati podatke koji su potrebni za provjeru cjelovitosti gradiva.
(4) Grad Čakovec je dužan najmanje jednom godišnje te uvijek po zahtjevu nadležnog državnog arhiva, dostaviti popise cjelokupnog dokumentarnog i arhivskoga gradiva, odnosno njegove ispravke i dopune, sa stanjem na zadnji dan prethodne godine.

Članak 11.

Članak 11.
(1) Grad Čakovec dužan je osigurati da javno dokumentarno gradivo koje nastaje njegovim radom bude u obliku koji je prikladan za uporabu i pouzdanu pretvorbu u digitalni oblik radi njegova čuvanja, predaje arhivu i ponovne uporabe.
(2) Dokumentarno gradivo organizira se u informacijskom sustavu na način koji omogućuje identifikaciju i pronalaženje gradiva koje je nastalo u okviru pojedinih poslovnih funkcija i aktivnosti.
(3) Dokumentarno gradivo treba biti jasno odijeljeno od zapisa i podataka u informacijskim sustavima koji nisu dokumentarno gradivo (osobni radni materijali zaposlenika, privatna pošta, efemerni sadržaji, verzije dokumenata koje nije potrebno čuvati i drugo).
(4) Radnje u postupku obrade gradiva kojima se mijenjaju svojstva jedinice gradiva trebaju biti dokumentirane metapodacima, koji trebaju biti trajno povezani s jedinicom gradiva na koju se odnose.

Članak 12.

Članak 12.
(1) Gradivo u fizičkom ili analognom obliku oprema se na način koji omogućuje sigurno i jednostavno rukovanje gradivom i osigurava zaštitu primjerenu roku čuvanja gradiva (omoti, kutije i slične tehničke jedinice).
(2) Tehničke jedinice gradiva u fizičkom ili analognom obliku trebaju biti označene podacima koji ih nedvojbeno povezuju s podacima u popisu gradiva.
Članak 13.
(1) Dokumenti ili druge jedinice gradiva koje se čuvaju i u digitalnom i u fizičkom ili analognom obliku moraju biti logički povezane odgovarajućim metapodacima ili oznakama te identificirane u popisu gradiva kao potpuno ili djelomično podudarne jedinice.
(2) Podatak o djelomičnom ili potpunom podudaranju jedinica gradiva u digitalnom i u fizičkom ili analognom obliku upisuje se u popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja. IV. PRETVORBA GRADIVA

Članak 14.

Članak 14.
(1) Dokumentarno gradivo može se, radi zaštite, dostupnosti i u druge svrhe, pretvoriti u digitalni oblik na način da su očuvani autentičnost, cjelovitost, vjerodostojnost podrijetla, čitljivost i povjerljivost gradiva tijekom pretvorbe i nakon pretvorbe u obliku u koji je pretvoreno.
(2) Dokumentarno gradivo koje je pretvoreno u digitalni oblik na način koji ne udovoljava odredbama Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva, čuva se u izvorniku do isteka roka čuvanja. Stranica 866 »SLUŽBENI GLASNIK GRADA ČAKOVCA« Broj 11/2020.
(3) Pretvorba gradiva iz jednog oblika u drugi ne utječe na rok čuvanja.
(4) Postupak pretvorbe gradiva u digitalni oblik mora biti primjereno dokumentiran sukladno utvrđenoj razini rizika, tako da je moguće provjeravati tko je i kada obavio pretvorbu te u kojem tehničkom i organizacijskom okruženju.

Članak 15.

Članak 15.
(1) Tijek radnog procesa u postupku pretvorbe gradiva mora biti jasno utvrđen te mora biti određeno koje gradivo treba pretvoriti, tko obavlja pojedine radnje u pretvorbi gradiva i kako ih treba obaviti.
(2) Postupak pretvorbe gradiva mora uključivati stvaranje podataka koji omogućuju provjeru cjelovitosti gradiva nakon pretvorbe, način i vrijeme provjere cjelovitosti i kvalitete u obliku u koji je pretvoreno, sukladno utvrđenoj razini rizika od gubitka cjelovitosti.
(3) Postupkom pretvorbe mora biti određeno kako se i kada provjeravaju cjelovitost i kvaliteta pretvorbe sukladno propisanim pravilima te može li se i pod kojim uvjetima izvorno gradivo uništiti.

Članak 16.

Članak 16.
(1) Fizičko ili analogno gradivo pretvoreno u digitalni oblik može se uništiti ako su u postupku pretvorbe ili prije uništenja obavljene provjere cjelovitosti i kvalitete pretvorbe sukladno odredbama Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva i ako je ishođena potvrda o sukladnosti iz članka 29. istog Pravilnika u skladu sa Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima.
(2) Fizičko ili analogno gradivo koje se odnosi na postupke koji su u tijeku ne može se uništiti prije okončanja postupka na koji se odnosi. V. POHRANA I ZAŠTITA GRADIVA

Članak 17.

Članak 17.
(1) Grad Čakovec dužan je osigurati primjerene uvjete, prostor, opremu i stručno osoblje za pohranu i zaštitu svog gradiva.
(2) Primjereni uvjeti ovise o obliku gradiva, analizi rizika koji su s gradivom povezani i rokovima čuvanja gradiva.
Članak 18.
(1) Grad Čakovec dužan je osigurati primjeren prostor i opremu za pohranu i zaštitu dokumentarnog i arhivskog gradiva u fizičkom ili analognom obliku.
(2) Primjerenim prostorom za pohranu i zaštitu gradiva u fizičkom ili analognom obliku smatraju se prostorije: - koje su čiste, uredne, suhe, zračne i zaštićene od prodora nadzemnih i podzemnih voda - koje su udaljene od mjesta otvorenoga plamena, od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, od izvora prašenja i onečišćenja zraka - koje su propisno udaljene od proizvodnih i energetskih postrojenja, instalacija i vodova (plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih) - koje su opremljene odgovarajućim električnim instalacijama, sa središnjim isključivanjem - koje su opremljene rasvjetnim tijelima koje ne emitiraju štetna zračenja - koje su osigurane od provale - kojima je zapriječen pristup neovlaštenim osobama, u radno vrijeme i izvan radnog vremena - u kojima temperatura u pravilu ne prelazi 16 - 20 °C, a relativna vlažnost 45 - 55% - koje su opremljene vatrodojavnim uređajima za suho gašenje požara.
(3) Gradivo koje stvaratelj gradiva čuva trajno ili u roku duljem od roka za predaju gradiva nadležnom državnom arhivu, čuva se u uvjetima koji su propisani za pohranu i zaštitu gradiva u arhivima.

Članak 18.

(4) Pri izvođenju radova u prostorijama u kojima se čuva gradivo ili njihovoj blizini, kao i čišćenju tih prostorija, ne smiju se koristiti sredstva i postupci koji mogu biti štetni za gradivo (upotreba otvorenog plamena, korištenje agresivnih kemijskih sredstava i zapaljivih tvari, pretjerano vlaženje), ako gradivo nije prethodno izmješteno na mjesto sigurno od posljedica primjene tih sredstava i postupaka.
(5) Prostorije u kojima se čuva gradivo trebaju biti opremljene metalnim policama ili ormarima koji su primjereni za smještaj gradiva.
(6) Gradivo se oprema zaštitnom opremom koja omogućuje sigurno rukovanje i štiti ga od oštećenja.
(7) Arhivsko se gradivo ne smije držati na podu, stolovima ili drugim mjestima koja nisu namijenjena za njegovo odlaganje.

Članak 19.

Članak 19.
(1) Grad Čakovec dužan je gradivom u digitalnom obliku upravljati sustavno u informacijskom sustavu koji osigurava primjerenu razinu zaštite gradiva i očuvanje autentičnosti, cjelovitosti, vjerodostojnosti podrijetla, čitljivosti i povjerljivosti gradiva te omogućuje upravljanje rizicima od gubitka gradiva ili navedenih svojstava gradiva.
(2) Gradivo u digitalnom obliku treba biti zaštićeno od gubitka izradom sigurnosnih kopija ili drugom odgovarajućom mjerom informacijske sigurnosti, sukladno procjeni rizika.
(3) Postupci u upravljanju gradivom u digitalnom obliku trebaju biti dokumentirani.
(4) Informacijski sustav u kojem se čuva arhivsko gradivo u digitalnom obliku treba omogućiti izvoz jedinica arhivskog gradiva i pripadajućih metapodataka. Broj 11/2020. Stranica 867 »SLUŽBENI GLASNIK GRADA ČAKOVCA«

Članak 20.

Članak 20.
(1) Poslovi obrade, zaštite i upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom povjeravaju se osobama koje su stručno osposobljene i obučene za obavljanje pojedinih poslova.
(2) Grad Čakovec dužan je odrediti osobu koja obavlja stručne arhivske poslove u odnosu na dokumentarno i arhivsko gradivo i o tome obavijestiti nadležni državni arhiv.
Članak 21.
(1) Pisarnica je dužna voditi knjigu pismohrane, ukoliko se elektroničkim putem ne vidi koji su predmeti u pismohrani.
(2) Kada se građa odložena u pismohranu nakon izlučivanja uništava ili predaje nadležnom arhivu, akt o uništenju građe, odnosno akt o predaji građe nadležnom arhivu upisuje se u knjigu pismohrane.
(3) Na svaki dio građe odložene u pismohranu stavlja se oznaka rednog broja knjige pismohrane pod kojim je upisana. VI. KORIŠTENJE GRADIVA

Članak 22.

Članak 22.
(1) Dokumentarno i arhivsko gradivo Grada Čakovca koristi se prema odredbama propisa koji uređuju pravo na pristup informacijama, zaštitu osobnih podataka, zaštitu tajnih podataka i drugim odgovarajućim propisima.
(2) Dostupnost arhivskog gradiva Grada Čakovca utvrđuje se sukladno odredbama članaka 18., 19., 20., 21. i 22. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima i drugim odgovarajućim propisima. VII. IZLUČIVANJE GRADIVA
Članak 23.
(1) Dokumentarno gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja izlučuje se redovito po isteku rokova čuvanja temeljem: - odobrenja nadležnog državnog arhiva kojim se odobrava izlučivanje i uništenje određenih kategorija gradiva prema odobrenom popisu gradiva s rokovima čuvanja bez provođenja posebnog postupka za svaki pojedinačni postupak - odobrenja nadležnog državnog arhiva kojim se odobrava izlučivanje i uništenje gradiva po provedenom pojedinačnom postupku za određeno gradivo.
(2) Odobrenja iz stavka 1. ovog članka daju se na prijedlog stvaratelja gradiva i na temelju odobrenog popisa iz članka 7. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva.
(3) Prijedlogu za davanje odobrenja za izlučivanje gradiva prilaže se popis gradiva koje se predlaže za izlučivanje s podacima o vrsti, količini i vremenu nastanka gradiva te o osnovi za izlučivanje.
(4) Nadležni državni arhiv donosi rješenje o odobrenju izlučivanja i uništavanja gradiva u roku od trideset dana od dana zaprimanja prijedloga.

Članak 24.

Članak 24.
(1) Izlučeno gradivo uništava se na način koji osigurava zaštitu tajnosti podataka i onemogućuje neovlašteni pristup osobnim podacima.
(2) U postupku uništenja izlučenog gradiva uništavaju se i sigurnosne i druge kopije. Ako je postupak upravljanja sigurnosnim i drugim kopijama gradiva takav da jamči da će kopije biti izbrisane u razumnom roku u okviru redovitih postupaka u upravljanju kopijama, one se mogu uništiti i na taj način.
(3) Postupak izlučivanja gradiva i uništenja izlučenog gradiva dokumentira se bilježenjem odgovarajućih metapodataka u evidenciji gradiva, zapisnikom ili drugim odgovarajućim dokumentom. VIII. PREDAJA GRADIVA ARHIVU

Članak 25.

Članak 25. Javno arhivsko gradivo Grad Čakovec predaje nadležnome državnom arhivu u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima i sukladno člancima 39., 40., 41., 42. i 43. Pravilnika o upravljanju arhivskim gradivom izvan arhiva. IX. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 26. Stupanjem na snagu ovih Pravila prestaje važiti Pravilnik o organizaciji, čuvanju, odabiranju i izlučivanju registraturnog i arhivskog gradiva (»Službeni glasnik Grada Čakovca«, broj 15/09) kao i Popis javnog dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja (2/19) koji je sastavni dio tog Pravilnika.

Članak 27.

Članak 27. Ova Pravila objavljuju se u »Službenom glasniku Grada Čakovca«, a počinju se primjenjivati nakon dobivanja odobrenja Državnog arhiva za Međimurje. KLASA: 036-01/20-01/2 URBROJ: 2019/2-01-01-20-2 Čakovec,12. studenoga 2020. GRADONAČELNIK Stjepan Kovač Stranica 868 »SLUŽBENI GLASNIK GRADA ČAKOVCA« Broj 11/2020. REPUBLIKA HRVATSKA MEĐIMURSKA ŽUPANIJA GRAD ČAKOVEC KRALJA TOMISLAVA 15 40000 ČAKOVEC MB: 02581221 OIB: 44427688822 PRAVNO USTROJSTVENI OBLIK: Grad DJELATNOST: Opće djelatnosti javne uprave PRAVNI PREDNICI: Grad Č akovec, Gradsko poglavarstvo; Kralja Tomislava 15, 40000 Čakovec (1993.-2009.) BROJ TELEFONA: 040/314-929 e-POŠTA: [email protected] POPIS JAVNOG DOKUMENTARNOG GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA REDNI POSLOVNO PODRUČ JE - VRSTA GRADIVA ROK ČUVANJA POSTUPAK BROJ 1. ORGANIZACIJA I UPRAVLJANJE 1.1. ORGANIZACIJA 1.1.1. OSNIVANJE I PRIJAVA 1.1.1.1. Pravni i drugi zahtjevi kojima se uređ uje postupak osnivanja T 1.1.1.2. Rješenja i odluke o osnivanju 1.1.1.3. T Prijave i rješenja nadležnih tijela o registraciji i upisu u službene registre 1.1.1.4. Osnivanje mjesnih odbora 1.1.1.5. Dokumentacija o osnivanju gradskih poduze 1.1.1.6. Ostala dokumentacija u vezi s osnivanjem 1.1.2. STATUSNE I DRUGE PROMJENE 1.1.2.1. Pravni i drugi zahtjevi kojima se uređ vedbu statusnih i drugih promjena 1.1.2.2. Promjena naziva i sjedišta 1.1.3. ZNAKOVI 1.1.3.1. T T ća i ustanova T T uje postupak za pro- T T Dokumentacija nastala u postupku registracije znaka pri nadležnome tijelu 1.1.3.2. Dokumentacija u svezi s izradom znakova 1.1.3.3.

Članak 27.

T Z+2 I Rješenja o korištenju od strane vanjskih korisnika Z+5 I 1.1.4. POTPISI 1.1.4.1. Potpisni listovi osoba ovlaštenih za potpisivanje financijske dokumentacije, javnobilježnič ke i druge ovjere potpisa Z+10 I ovlaštenih osoba 1.1.4.2. Dokumentacija u svezi s potpisima i potpisivanjem službene i poslovne dokumentacije 1.1.5. PEČATI, ŽIGOVI I ŠTAMBILJI 1.1.5.1. Evidencija 1.1.5.2. Z+5 I T Odluke o korištenju i raspodjeli, popis ovlaštenih osoba Z+10 I 1.1.5.3. Potvrde o preuzimanju, razduženju i zamjeni 1.1.5.4. Z+10 I Dokumentacija nastala u svezi s oblikovanjem i izradom Z+2 I 1.1.6. IDENTIFIKACIJSKE ISPRAVE 1.1.6.1. Potvrde o preuzimanju, razduženju i zamjeni 1.1.6.2. Z+2 I Dokumentacija nastala u svezi s oblikovanjem i izradom identifikacijskih isprava Z+2 I Broj 11/2020. Stranica 869 »SLUŽBENI GLASNIK GRADA ČAKOVCA« REDNI POSLOVNO PODRUČ JE - VRSTA GRADIVA ROK ČUVANJA POSTUPAK BROJ 1.2. UPRAVLJANJE 1.2.1. UNUTARNJI USTROJ 1.2.1.1. Imenovanja i razrješenja 1.2.1.2. Upute, pravila i odluke o nač T elima unutarnjeg ustroja, pravni T i normativni akti koji se odnose na unutarnji ustroj 1.2.1.3. Pravilnici o unutarnjem ustroju i drugi interni normativni akti o ustroju 1.2.1.4. T Odluke o osnivanju i ukidanju ustrojstvenih jedinica T 1.2.1.5. Sistematizacija radnih mjesta 1.2.1.6. T Odluke i rješenja izbornog povjerenstva za izbor tijela mjesnih odbora 1.2.1.7. Odluka o organizaciji i radu mjesnih odbora 1.2.2. TIJELA UPRAVLJANJA 1.2.2.1. Poslovnici i pravilnici o radu 1.2.2.2.

Članak 27.

T T T Konstituiranje - dokumentacija koja prethodi konstituirajućoj sjednici 1.2.2.3. Z+5 I Dokumentacija u svezi s imenovanjem i razrješenjem članova tijela upravljanja 1.2.2.4. Programi i planovi rada 1.2.2.5. Odluke gradonačelnika 1.2.2.6. Odluke Gradskog vijeća 1.2.2.7. T Z+5 I T T Sjednice - Pozivi, materijali i zapisnici sa sjednica T 1.2.3. MJESNA SAMOUPRAVA 1.2.3.1. Programi i planovi rada mjesnih odbora 1.2.3.2. Sjednice vijeć Z+5 I a mjesnih odbora - pozivi, materijali, zapisnici T 1.2.3.3. Usvojeni akti sa sjednica mjesnih odbora 1.2.3.4. T Izvještaji, informacije i upiti koji se dostavljaju Gradskom vijeću i/ili gradonačelniku 1.2.3.5. Zborovi građana 1.2.4. OSTALO 1.2.4.1. Teritorijalna razgraničenja 1.2.4.2. Z+5 I Z+10 I T Odluke o imenovanju ulica i trgova, promjena imena ulica i numeracija kućnih brojeva 1.2.4.3. Vijećnička pitanja i odgovori 1.2.4.4. Izbori 1.2.4.4.1. Zapisnici o radu tijela za provođenje izbora 1.2.4.4.2. Zapisnici o izluč T Z+5 I T ivanju i uništenju izborne građe T 1.3. STRUČNA I SAVJETODAVNA TIJELA 1.3.1. OSNIVANJE, PROMJENE I UKIDANJE 1.3.1.1. Osnivanje, promjene i ukidanje 1.3.1.2. Imenovanje i razrješenja članova 1.3.2. RAD STRUČ T T NIH I SAVJETODAVNIH TIJELA 1.3.2.1. Planovi i programi rada 1.3.2.2. Analize i ocjene rada 1.3.2.3. Odluke i prijedlozi 1.3.2.4. T Z+5 D T Pozivi, materijali i zapisnici sa sjednica i sastanaka T Stranica 870 »SLUŽBENI GLASNIK GRADA ČAKOVCA« Broj 11/2020. REDNI POSLOVNO PODRUČ JE - VRSTA GRADIVA ROK ČUVANJA POSTUPAK BROJ 1.4. NORMATIVNI AKTI 1.4.1. INTERNI NORMATIVNI AKTI 1.4.1.1. Registar akata 1.4.1.2. Statut Grada Čakovca 1.4.1.3.

Članak 27.

T T Ostali interni normativni akti - pravilnici i poslovnici T 1.4.1.4. Dokumentacija u svezi s pripremom i donošenjem normativnih akata (prijedlozi, nacrti, mišljenja i sl.) 1.4.2. INTERNE ODLUKE, ZAKLJUČ Z+5 I CI I RJEŠENJA 1.4.2.1. Usvojene odluke, zaključci i rješenja 1.4.2.2. Z+5 D Dokumentacija u svezi s pripremom i donošenjem internih odluka, zaključ Z+5 I aka i rješenja (prijedlozi, nacrti, mišljenja i sl.) 1.4.3. AKTI DRUGIH TIJELA 1.4.3.1. Normativni akti drugih tijela (Statuti gradskih poduzeća i ustanova) 1.4.3.2. Odluke i rješenja drugih tijela 1.5. PLANOVI I PROGRAMI RADA 1.5.1. GODIŠNJI PLANOVI RADA 1.5.1.1. Zbirni godišnji planovi rada 1.5.1.2. Godišnji planovi ustrojstvenih jedinica 1.5.1.3. Planovi rada gradskih poduzeća i ustanova (jedan primjerak se trajno č Z+5 I Z+2 I T Z+5 I uva kao prilog zapisnicima u materijalima sa sjednica Gradskog vijeć gradonačelnika) 1.5.2. KRATKOROČNI PLANOVI RADA 1.5.2.1. Zbirni planovi 1.5.2.2. Planovi ustrojstvenih jedinica 1.6. IZVJEŠĆA O RADU 1.6.1. GODIŠNJA I VIŠEGODIŠNJA IZVJEŠĆ 1.6.1.1. Zbirna izvješća 1.6.1.2. Izvješća ustrojstvenih jedinica 1.6.1.3. Izvješća gradskih poduzeća i ustanova (jedan primjerak se trajno č Z+5 I a i stručnog kolegija Z+2 I Z+1 I A O RADU T N+5 I uva kao prilog zapisnicima u materijalima sa sjednica Gradskog vijeć gradonačelnika) 1.6.2. KRATKOROČNA IZVJEŠĆA O RADU 1.6.2.1. Zbirna izvješća 1.6.2.2. Izvješća ustrojstvenih jedinica 1.7. INFORMIRANJE I ODNOSI S JAVNOŠ 1.7.1. INFORMATIVNI MATERIJAL 1.7.1.1.

Članak 27.

N+5 I a i stručnog kolegija Z+5 I N+5 I ĆU Brošure, leci, plakati i drugi informativni materijal N+2 D 1.7.1.2. Dokumentacija nastala u pripremi informativnih materijala Z+2 I 1.7.2. ODNOSI S JAVNOŠĆU 1.7.2.1. Priopćenja za javnost i medije 1.7.2.2. Upiti novinara 1.7.2.3. Govori gradonačelnika 1.7.2.4. Ugovori s medijima N+1 D N+1 D N+1 D Z+10 I Broj 11/2020. Stranica 871 »SLUŽBENI GLASNIK GRADA ČAKOVCA« REDNI POSLOVNO PODRUČ JE - VRSTA GRADIVA ROK ČUVANJA POSTUPAK BROJ 1.7.3. SVEČANOSTI I PROSLAVE 1.7.3.1. Dan Grada Čakovca 1.7.3.2. Ljeto u gradu Zrinskih 1.7.3.3. Doček Nove godine 1.7.4. OSTALO 1.7.4.1. N+2 D N+2 D N+2 D Dokumentacija o službenim, studijskim i drugim posjetima Z+2 D 1.7.4.2. Službeno dopisivanje - dopisi, zahvale, pozivi, čestitke i obavijest 1.7.4.3. Kalendari, rasporedi aktivnosti, rokovnici 1.8. NAGRADE, PRIZNANJA I DAROVI 1.8.1. ODLIČJA I POČASTI 1.8.1.1. Primljena odličja i počasti 1.8.2. NAGRADE I PRIZNANJA 1.8.2.1. Zlatnik »Grb Grada Čakovca« 1.8.2.2. Počasni građanin Grada Čakovca 1.8.2.3. Nagrada Grada Čakovca za životno djelo 1.8.2.4. Godišnja nagrada Grada Čakovca 1.8.2.5. Z+2 I Z+2 I T T T T T Nagrada za najbolje glazbeno djelo - Josip Štolcer Slavenski T 1.8.3. DAROVI 1.8.3.1. Evidencija darova 1.8.3.2. Dodjela darova 1.8.3.3. Primljeni darovi i priznanja 1.8.4. OSTALO 1.8.4.1. Sponzorstva i donacije 1.8.4.2. Dobrotvorne aktivnosti 2. T Z+2 D Z+5 D Z+5 D Z+5 D LJUDSKI RESURSI, RAD I RADNI ODNOSI 2.1. LJUDSKI RESURSI 2.1.1. PLANIRANJE I RAZVOJ 2.1.1.1. Plan prijma u službu u upravu Grada Č 2.1.1.2. Plan prijma na struč akovca T no osposobljavanje bez zasnivanja radnog odnosa u Gradu Čakovcu 2.1.2. ŠKOLOVANJE I STRUČ T NO OSPOSOBLJAVANJE 2.1.2.1. Statistički pregledi i izvješća 2.1.2.2. Plan stručnog usavršavanja službenika Grada 2.1.2.3. Dokumentacija o školovanju i struč T Čakovca Z+5 I nom usavršavanju službenika Grada Čakovca 2.2.2.4.

Članak 27.

Z+5 D Financijske potpore zaposlenicima za školovanje Z+5 I 2.2.2.5. Tečajevi i programi stručnog usavršavanja 2.1.3. DRŽAVNI STRUČNI ISPITI 2.1.3.1. Evidencija o položenim ispitima 2.1.3.2. Uvjerenja i potvrde o položenim ispitima 2.1.3.3. Z+2 I T Z+5 I Prijave za polaganje ispita i ostalo dopisivanje Z+5 I 2.2. RAD I RADNI ODNOSI 2.2.1. AKTI KOJIMA SE UREĐ UJU RADNI ODNOSI 2.2.1.1. Pravilnik o radu 2.2.1.2. Odluka o koeficijentima za obračun pla upravnim tijelima Grada Čakovca T ća službenika u T Stranica 872 »SLUŽBENI GLASNIK GRADA ČAKOVCA« Broj 11/2020. REDNI POSLOVNO PODRUČ JE - VRSTA GRADIVA ROK ČUVANJA POSTUPAK BROJ 2.2.2. ZAPOSLENICI 2.2.2.1. Evidencija zaposlenika 2.2.2.2. Osobni dosjei zaposlenika 2.2.2.3. Ostale evidencije zaposlenika (pomoć 2.2.3. RADNI ODNOSI 2.2.3.1. Rješenja o rasporedu na radno mjesto 2.2.3.2. Rješenje o prijmu u službu na određ T T ne evidencije) Z+5 I Z+10 I eno vrijeme Z+10 I 2.2.3.3. Rješenje o produljenju službe na određ 2.2.3.4. Rješenje o prestanku službe 2.2.3.5. Rješenje o premještaju 2.2.3.6. Ugovori o djelu i autorski ugovori 2.2.3.7. Praktični rad učenika i studenata 2.2.3.8. eno vrijeme Z+10 I Z+10 I Z+10 I Z+10 I Z+5 I Ostala dokumentacija o zasnivanju i prestanku radnog odnosa (natječaji, oglasi, prijave na natječ 2.2.3.9. Prijave nadležnim tijelima (HZZ) 2.2.3.10. Dokumentacija o pojedinač Z+5 I aj, izbor kandidata) Z+5 I nim radnim sporovima Z+5 I 2.2.3.11. Police osiguranje zaposlenika 2.2.3.12. Potvrde o zaposlenju 2.2.3.13. Punomoći 2.2.4.

Članak 27.

Z+10 I Z+2 I Z+10 D RADNO VRIJEME, ODMORI I DOPUSTI, BOLOVANJA 2.2.4.1. Odluka o radnom vremenu uprave Grada 2.2.4.2. Izvješća i pregledi o prekovremenom radu 2.2.4.3. Evidencije, pregledi i izvješć Čakovca Z+5 I Z+2 I a o prisutnosti na radu Z+6 I 2.2.4.4. Plan korištenja godišnjih odmora 2.2.4.5. Z+1 I Rješenje o trajanju i korištenju godišnjeg odmora Z+2 I 2.2.4.6. Rješenje o pravu na razmjeran dio godišnjeg odmora Z+2 I 2.2.4.7. Rješenja o zamjeni za vrijeme odsutnosti 2.2.4.8. Evidencija o bolovanjima 2.2.4.9. Z+2 I Z+2 I Dokumentacija o bolovanjima (potvrde, prijave i obavijesti) Z+2 I 2.2.5. ZDRAVSTVENO I MIROVINSKO OSIGURANJE 2.2.5.1. Prijava i odjava osiguranika nadležnom tijelu 2.2.5.2. Rodiljni dopust 2.2.5.3. Z+10 I Z+5 I Upiti, zahtjevi, zamolbe i ostalo dopisivanje u svezi ostva- N+3 I rivanja prava iz zdravstvenog i mirovinskog osiguranja 2.2.6. POVREDA SLUŽBENE DUŽNOSTI 2.2.6.1. Prijave 2.2.6.2. Predmeti disciplinskog postupka 2.2.6.3. Materijalna odgovornost - naknada štete 2.2.6.4. Z+5 I Z+5 D Z+5 D Ostala dokumentacija u svezi s raznim sporovima Z+5 D 2.2.7. OCJENJIVANJE 2.2.7.1. Odluka o kriterijima i nač inu ocjenjivanja službenika u upravi Grada Čakovca 2.2.7.2. Rješenje o ocjenjivanju 2.2.8. PLAĆE I NAKNADE PLAĆA 2.2.8.1. Isplatne liste plaća (analitič N+10 I Z+5 I ka evidencija o plaćama) T 2.2.8.2. Stimulacija - Rješenje o isplati dodatka za uspješnost na radu Z+5 I 2.2.8.3. Prijave podataka o plaći nadležnim tijelima N+5 I Broj 11/2020. Stranica 873 »SLUŽBENI GLASNIK GRADA ČAKOVCA« REDNI POSLOVNO PODRUČ JE - VRSTA GRADIVA ROK ČUVANJA POSTUPAK BROJ 2.2.9. OSTALA PRIMANJA IZ RADNOG ODNOSA 2.2.9.1. Naknada za prijevoz na radno mjesto 2.2.9.2. Darovi za djecu 2.2.9.3. Jubilarne nagrade 2.2.9.4. Ostala primanja iz radnog odnosa - prigodne godišnje nagrade - potpore u slučaju smrti člana obitelji - otpremnine i sl.

Članak 27.

2.2.10. POGODNOSTI I DAROVI 2.2.10.1. Korištenje službenih vozila 2.2.10.2. Korištenje službenih mobitela 2.2.10.3. Korištenje poslovnih kreditnih kartica 2.2.10.4. Korištenje parkirnih mjesta 3. FINANCIJSKO POSLOVANJE I RAČ 3.1. FINANCIJSKI PLANOVI I IZVJEŠĆA 3.1.1. Proračun Grada Čakovca 3.1.2. Rebalans proračuna 3.1.3. Godišnji izvještaj o izvršenju prorač Z+2 I Z+2 I Z+2 I Z+2 I Z+2 I Z+2 I Z+2 I Z+2 I UNOVODSTVO T T una (završni račun) T 3.1.4. Polugodišnje izvješće o izvršenju prorač 3.1.5. Izjava o fiskalnoj odgovornosti 3.1.6. FINANCIJSKI IZVJEŠTAJI 3.1.6.1. Tromjesečni financijski izvještaji 3.1.6.2. Polugodišnji financijski izvještaji 3.1.6.3. Devetomjesečni financijski izvještaji 3.1.6.4. Godišnji financijski izvještaji 3.1.7. OSTALI FINANCIJSKI IZVJEŠTAJI 3.1.7.1. Decentralizirana izvješća (DEC-izvješća) 3.2. KNJIGOVODSTVO I RAČ una T Z+11 D Z+11 I Z+11 I Z+11 I Z+11 I Z+7 I UNOVODSTVO 3.2.1 FINANCIJSKO KNJIGOVODSTVO 3.2.1.1. Glavna knjiga 3.2.1.2. Dnevnik knjiženja glavne knjige 3.2.1.3. Evidencije dobavljača i kupaca 3.2.1.4. Analitič Z+11 I Z+11 I Z+5 I ke knjigovodstvene evidencije (kartice knjiženja/ salda konti, analitički pregledi knjiženja i dr.) 3.2.1.5. Knjige ulaznih računa 3.2.1.6. Knjige izlaznih računa 3.2.1.7. Ostale knjigovodstvene i rač Z+7 I Z+7 I Z+7 I unovodstvene evidencije - analitike kupaca i dobavljača - blagajnički izvještaji 3.2.1.8. Knjigovodstvene isprave - računi - nalozi - ugovori - temeljnice - administrativne zabrane 3.2.2. MATERIJALNO KNJIGOVODSTVO 3.2.2.1. Knjiga osnovnih sredstava Z+7 I Z+11 I Z+7 I Stranica 874 »SLUŽBENI GLASNIK GRADA ČAKOVCA« Broj 11/2020.

Članak 27.

REDNI POSLOVNO PODRUČ JE - VRSTA GRADIVA ROK ČUVANJA POSTUPAK BROJ 3.2.2.2. Knjiga sitnog inventara 3.2.2.3. Z+7 I Knjigovodstvena dokumentacija o amortizaciji i otpisu Z+7 I 3.2.2.4. Narudžbenice 3.3.1. OBRASCI PLATNOG PROMETA Z+7 I - obrasci na kojima se izdaju nalozi za obavljanje gotovin- Z+1 skih i bezgotovinskih plaćanja 3.3.2. ŽIRO-RAČUN 3.3.2.1. Dokumentacija o otvaranju, vođ enju i zatvaranju Z+7 I 3.3.2.2. Ovlaštenja za korištenje 3.3.2.3. Z+5 I Prijava potpisa - popunjeni obrasci prijave potpisa osoba ovlaštenih za izdavanje naloga za isplatu 3.3.2.4. Izvješća o stanju i prometu (izvodi) 3.3.3. BANKOVNE, KREDITNE I POTROŠAČ 3.3.3.1. Dokumentacija o otvaranju, vođ Z+11 I Z+11 I KE KARTICE enju i zatvaranju računa Z+5 I 3.3.3.2. Ovlaštenja za korištenje 3.3.3.3. Z+5 I Prijava potpisa - popunjeni obrasci prijave potpisa osoba ovlaštenih za izdavanje naloga za isplatu 3.3.3.4. Izvješća o stanju i prometu (izvodi) 3.3.4. KREDITI I POSUDBE 3.3.4.1. Evidencije i pregledi 3.3.4.2. Z+11 Z+11 I Z+2 D Dokumentacija o pojedinim kreditima i posudbama - zahtjevi, ugovori, otplata, povrat 3.3.5. BLAGAJNA 3.3.5.1. Knjiga blagajne 3.3.5.2. Uplatnice i isplatnice 3.3.6. POREZI I PRISTOJBE 3.3.6.1. Dokumentacija koja se odnosi na utvrđ znih i drugih davanja - Porez na tvrtku - Porez na potrošnju - Porez na korištenje javne površine 3.3.6.2. Rješenja o ovrsi 3.3.6.3. Analize i pregledi obveza 3.3.6.4. Obračuni i uplate 3.3.6.5. Opomene 3.4. OSTVARENJE PRIHODA 3.4.1. PLANOVI I PROJEKCIJE - Interni financijski izvještaji 3.4.2. ODOBRENJE SREDSTAVA IZ PRORAČ 3.4.2.1. Zahtjevi za financiranje 3.4.2.2. Odluke o odobrenju sredstava 3.4.2.3. Ugovori o sredstvima 3.4.2.4. Izvješća o ostvarenju i trošenju sredstava 3.4.2.

Članak 27.

Z+7 I Z+7 I Z+7 I ivanje obveze pore- Z+10 I Z+10 I Z+5 I Z+7 I Z+7 I Z+5 I UNA Z+5 I Z+5 D Z+5 I Z+7 I PRIHODI OD VLASTITE DJELATNOSTI, IMOVINE I PRAVA 3.4.2.1. Prodaja nekretnina u vlasništvu Grada Č 3.4.2.2. Najam nekretnina u vlasništvu Grada Č 3.4.2.3. Planovi i projekcije 3.4.2.4. Izvješća o ostvarenju akovca Z+7 D akovca Z+7 I Z+2 I Z+5 I Broj 11/2020. Stranica 875 »SLUŽBENI GLASNIK GRADA ČAKOVCA« REDNI POSLOVNO PODRUČ JE - VRSTA GRADIVA ROK ČUVANJA POSTUPAK BROJ 3.4.3. PRIHODI OD NAKNADA 3.4.3.1. Naknade za koncesije 3.4.3.2. Naknade za zakup poljoprivrednog zemljišta 3.4.3.3. Naknade za prenamjenu zemljišta 3.4.3.4. Naknade za otkopanu količ Z+11 I Z+11 I Z+11 I inu mineralnih sirovina Z+11 I 3.4.3.5. Naknade za korištenje prostora elektrana 3.4.3.6. Z+11 I Naknade za korištenje i eksploataciju mineralnih sirovinanafte i plina 3.4.3.7. Naknada za deponiju Totovec od građana 3.4.3.8. Naknada za pravo služnosti javnih površina 3.4.3.9. Naknada za trpljenje deponije 3.4.3.10. Ostale naknade utvrđene odlukom 3.5. TROŠENJE SREDSTAVA 3.5.1. Planovi rashoda 3.5.2. Pregledi i izvješća o obvezama 3.5.3. Izvršenje i otpis obveza 3.5.4. Putni nalozi, obračuni i izvješća 3.5.5. Z+11 I Z+11 I Z+11 I Z+11 I Z+11 I Z+2 I Z+5 I Z+5 I Z+7 I Dokumentacija o donacijama drugim osobama Z+7 I 3.5.6. NABAVA 3.5.6.1. Plan nabave 3.5.6.2. Izvješće o nabavi 3.5.6.3 Pojedinačni postupci bagatelne nabave - Odluka o početku postupka Z+5 I Z+5 I - Poziv za dostavu ponuda (dokumentacija za nadmetanje s troškovnikom)