Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom Općine Mala Subotica

Važenje nije potvrđeno. Povijesni dokument. Tekst je strojno izdvojen iz PDF-a; mjerodavan je izvorni glasnik.

Stranica 6158

Članak 35.

Članak 35.
(1) Postupak izlučivanja i uništenja dokumentarnog gradiva pokreće odgovorna osoba Općine Mala Subotica.
(2) Prijedlogu za davanje odobrenja za izlučivanje gradiva prilaže se popis gradiva koje se predlaže za izlučivanje s podacima o oznaci, vrsti, količini, vremenu nastanka gradiva te o osnovi za izlučivanje.
(3) Ukoliko se prijedlogu i popisu iz stavka 2. ovog članka predlaže dokumentarno gradivo u fizičkom ili analognom obliku kojemu nisu istekli rokovi čuvanja ali je pretvoreno u digitalni oblik obavezno se prilaže i važeća potvrda o sukladnosti pravila, tehnologije, postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva.

Članak 36.

Članak 36.
(1) Popis gradiva predloženog za izlučivanje dostavlja se nadležnom arhivu - DAM.
(2) Nadležni državni arhiv - DAM donosi rješenje o odobrenju izlučivanja i uništavanja gradiva u roku od trideset dana od zaprimanja prijedloga.
Članak 37.
(1) Izlučeno gradivo uništava se na način koji osigurava zaštitu tajnosti podataka i onemogućuje neovlašteni pristup osobnim podacima.
(2) Postupak izlučivanja gradiva i uništenje izlučenog gradiva dokumentira se bilježenjem odgovarajućih metapodataka u evidenciji gradiva, zapisnikom ili drugim odgovarajućim dokumentom.
(3) Podatke o izlučenom i uništenom gradivu potrebno je navesti u Popisu cjelokupnog gradiva. Postupak izlučivanja i uništenja dokumentarnog gradiva bez provođenja posebnog postupka za svaki pojedinačni postupak

Članak 38.

Članak 38.
(1) Općina Mala Subotica može izlučiti i uništiti određene kategorije gradiva bez provođenja posebnog postupka za svaki pojedinačni postupak, što mora biti posebno definirano u Popisu dokumentarnog gradiva Općine Mala Subotica, s rokovima čuvanja.
(2) O provedenome postupku dostavlja se obavijest nadležnom arhivu - DAM. 8. DoSTUPNoST I KoRIŠTENJE GRADIVA
Članak 39. Dokumentarno i arhivsko gradivo Općine Mala Subotica dostupno je od njegova nastanka, ako zakonima i podzakonskim aktima koji uređuju dostupnost nije određeno drugačije.

Članak 40.

Članak 40. Korištenje gradiva utvrđuje se informacijskim sustavima. 9. PREDAJA JAVNoG ARHIVSKoG GRADIVA NADLEŽNoM ARHIVU Priprema gradiva za predaju
Članak 41.
(1) Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnom državnom arhivu - DAM sređeno, popisano, u zaokruženim cjelinama, tehnički opremljeno i označeno, i u digitalnom obliku koji je primjeren za trajno čuvanje.
(2) Prije predaje gradiva Općina Mala Subotica je dužna izraditi popis gradiva koje se predaje, a popis je potrebno izraditi u prethodno utvrđenom strukturiranom elektroničkom formatu i dostaviti nadležnom državnom arhivu - DAM.
(3) Gradivo u digitalnom obliku priprema se za predaju nadležnom državnom arhivu - DAM tako da se oblikuje u informacijske pakete za predaju koji sadrže jednoznačno identificirane datoteke i s njima povezane metapodatke.
(4) Popis specifikacija informacijskih paketa za koje je utvrđeno da su prihvatljivi za predaju gradiva arhivima vodi Hrvatski državni arhiv.

Članak 42.

Članak 42. Troškove predaje, sređivanja popisivanja, opremanja i pretvorbe gradiva u digitalni oblik za trajno čuvanje, podmiruje Općina Mala Subotica. Predaja gradiva u digitalnom obliku
Članak 43.
(1) Arhivsko gradivo u digitalnom obliku predaje se nadležnom državnom arhivu - DAM u roku koji nije dulji od deset godina od njegova nastanka, osim ako drugim zakonom odnosno podzakonskim aktom donesenim na temelju zakona, nisu propisani dodatni uvjeti za čuvanje klasificiranih podataka.
(2) U postupku predaje gradiva u digitalnom obliku obvezno se provjerava cjelovitost i čitljivost gradiva koje se predaje kao i predani sadržaj koji mora biti siguran i neškodljiv za unos u informacijski sustav nadležnog državnog arhiva - DAM.
(3) Arhivsko gradivo u digitalnom obliku može se preuzimati u arhiv automatiziranim povremenim pobiranjem s mrežno dostupnog mjesta ili drugim uređenim sustavom strojne razmjene podataka, ako je to primjereno s obzirom na vrstu i tehnička obilježja gradiva.
(4) Općina Mala Subotica je dužna dostaviti popis gradiva koje se predaje u nadležni arhiv - DAM prema odredbi 28. prosinca 2023. “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” Broj 32 - Stranica 6159 stavka 2. ovog članka, osim ako nadležni državni arhiv - DAM ne odredi drugačiji način.
(5) Gradivo u digitalnom obliku predaje se nadležnom državnom arhivu - DAM tako da se preda odgovarajući popis gradiva koji sadrži identifikatore ili lokatore jedinica gradiva te ako se tijekom predaje mogu provjeriti autentičnost, cjelovitost, vjerodostojnost podrijetla i čitljivost jedinica gradiva i ako se gradivo nalazi u sustavu koji je prikladan za čuvanje arhivskog gradiva u digitalnom obliku.

Članak 43.

(6) Ako se u posjedu Općine Mala Subotica nalazi gradivo čije bi navođenje na popisima bilo protivno odredbama drugog zakona, za takve se jedinice gradiva na popisu navode identifikator i samo oni podaci koje se prema odredbama drugog zakona mogu dostaviti arhivu. Predaja gradiva u fizičkom ili analognom obliku
Članak 44.
(1) Arhivsko gradivo u fizičkom ili analognom obliku predaje se nadležnom državnom arhivu - DAM u roku koji u pravilu ne može biti dulji od trideset godina od njegova nastanka.
(2) Predaje se nadležnom državnom arhivu - DAM opremljeno opremom za trajno čuvanje i označeno oznakama tehničkih jedinica iz popisa gradiva za predaju.
(3) Uz gradivo u fizičkom ili analognom obliku Općina Mala Subotica predaje nadležnom arhivu - DAM isto gradivo pretvoreno u digitalni oblik na propisani način.
(4) Ako je gradivo u fizičkom ili analognom obliku potrebno Općina Mala Subotica za obavljanje djelatnosti ili je uslijed stanja neprikladno za dugotrajno čuvanje, nadležni državni arhiv - DAM može preuzeti takvo gradivo samo u digitalnom obliku. Dokumentiranje i evidentiranje predaje gradiva nadležnom državnom arhivu

Članak 45.

Članak 45. O predaji javnog arhivskog gradiva Općine Mala Subotica nadležnom državnom arhivu - DAM sastavlja se zapisnik, službena bilješka ili drugi odgovarajući dokument sukladno članku 43. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva. IV. STRUČNo oSoBLJE NA PoSLoVIMA UPRAVLJANJA DoKUMENTARNIM I ARHIVSKIM GRADIVoM
Članak 46. Poslovima upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva smatraju se: - uspostava sustava upravljanja gradivom i izrada Pravila o istom, uz raspodjelu zaduženja - izrada klasifikacijskog/razredbenog plana te određivanje načina i oblika čuvanja pojedinih cjelina dokumentacije - utvrđivanje pravila i postupaka nastajanja izvornog dokumentarnog gradiva u digitalnom obliku - osiguranje pretvorbe arhivskoga gradiva koje je u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik - obavljanje provjere cjelovitosti i kvalitete pretvorbe - vrednovanje cjelokupnog gradiva i određivanje rokova čuvanja izradom Popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja - utvrđivanje dostupnosti i načina korištenja pojedinih cjelina dokumentacije - osiguranje prostora za odlaganje i čuvanje dokumentarnog gradiva u fizičkom ili analognom i digitalnom obliku - zaprimanje, označavanje i tehničko opremanje dokumentarnog gradiva u pismohrani, vođenje evidencija o dokumentarnom gradivu, sređivanje i opis, odlaganje i zaštita, odabiranje trajnog i izlučivanje gradiva kojem su protekli rokovi čuvanja - redovno godišnje dostavljanje popisa cjelokupnog gradiva nadležnom arhivu - DAM - obavještavanje nadležnog arhiva - DAM o svim važnijim promjenama u vezi s gradivom i omogućavanje uvida u stanje gradiva, radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom, - priprema za predaju gradiva nadležnom državnom arhivu - DAM.

Članak 47.

Članak 47. Poslovi upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom povjeravaju se osobama koje su stručno osposobljene za obavljanje pojedinih poslova.
Članak 48.
(1) Općina Mala Subotica je dužan odrediti osobu koja obavlja stručne arhivske poslove u odnosu na dokumentarno i arhivsko gradivo i o tome obavijestiti nadležni državni arhiv - DAM.
(2) Ako je opseg poslova manji, može ih obavljati određeni zaposlenik uz druge poslove, zaposlenik drugog tijela ili druga stručno osposobljena osoba.
Članak 49.
(1) Zaposlenici na poslovima navedenim u članku 47. moraju imati najmanje srednju stručnu spremu, kao i položen ispit za provjeru stručne osposobljenosti radnika na poslovima upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva sukladno Pravilniku o stručnim arhivskim zvanjima i drugim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima i načinu njihova stjecanja (»Narodne novine«, broj 104/19).
(2) Ukoliko zaposlenik iz stavka 1. ovoga članka nema položen stručni ispit, stječe pravo polaganja stručnog ispita nakon šest mjeseci radnoga iskustva na obavljanju poslova upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva.
(3) Zaposlenici iz stavka 1. ovog članka mogu ostvariti i pravo na stjecanje stručnog arhivskog zvanja sukladno odredbama Pravilnika o stručnim arhivskim zvanjima i drugim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima i načinu njihova stjecanja. V. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE oDREDBE

Članak 50.

Članak 50. Odgovorne osobe za cjelokupno dokumentarno i arhivsko gradivo nastalo tijekom poslovanja Općine Mala Subotica Stranica 6160 - Broj 32 “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” 28. prosinca 2023. obvezne su postupati u skladu sa odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, pravilnicima te odredbama ovih Pravila.
Članak 51. Izmjene i dopune ovih Pravila donose se po postupku utvrđenim za njihovo donošenje.
Članak 52. Za sva pitanja koja nisu navedena ovim Pravilima primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja dokumentarnog i arhivskog gradiva.

Članak 53.

Članak 53. Popis dokumentarnog gradiva Općine Mala Subotica s rokovima čuvanja primjenjuje se po dobivenom odobrenju nadležnog arhiva - DAM i čini sastavni dio ovih Pravila.
Članak 54. Danom stupanja na snagu ovih Pravila prestaje važiti Pravilnik o zaštiti arhivskoga i registraturnog gradiva Općine oPćINA AKTI oPćINSKoG NAČELNIKA

Ostali akti u ovom izdanju (82)