Pravilnik o organizaciji, čuvanju, odabiranju i izlučivanju registraturnog i arhivskog gradiva

1. Temeljem odredbi Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97, 64/00, 65/09. i 125/11.), članaka 17. i 18. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/04. i 106/07.), članka 11. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (NN 90/02.), Uredbe o uredskom poslovanju (NN 07/09.) te članka 48. Statuta Grada Preloga («Službeni glasnik Međimurske županije» br. 10/09, 26/10., 23/11 i 5/13.) gradonačelnik Grada Preloga 31. ožujka 2016. godine, donio je sljedeći PRAVILNIK o organizaciji, čuvanju, odabiranju i izlučivanju registraturnog i arhivskog gradiva I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Članak 1. Ovim Pravilnikom uređuje se: - način vođenja uredskog poslovanja i način odlaganja riješenih predmeta, - prikupljanje i način odlaganja registraturnog i arhivskog gradiva, - mjesto, uvjeti i način čuvanja registraturnog i arhivskog gradiva, - način korištenja registraturnog i arhivskog gradiva, - rokovi u kojima će se provoditi postupak odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva, - način rada i sastav komisije koja priprema i provodi postupak odabiranja i izlučivanja, - način uništavanja izlučenoga gradiva kao i predaja gradiva Državnom arhivu za Međimurje (DAM). Sastavni dio ovoga Pravilnika predstavlja Posebni popis gradiva s rokovima čuvanja Grada Preloga, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju Grada Preloga.

Članak 2.

Članak 2. Poslovi uredskog poslovanja obuhvaćaju: primanje i izdavanje akata i drugih dokumenata, njihovu evidenciju i dostavu u rad, otpremanje, razvođenje riješenih predmeta te njihovo čuvanje, izlučivanje i predaju nadležnom arhivu. U načinu vođenja uredskog poslovanja primjenjuje se Uredba o uredskom poslovanju, Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju i Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaraoca i primaoca akata. Poslovi uredskog poslovanja vode se u Upravnom odjelu za upravu i društvene djelatnosti Grada Preloga.

Članak 3.

Članak 3. Cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Grada Preloga od interesa je za Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu bez obzira je li registrirano ili evidentirano. Za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Grada Preloga odgovoran je gradonačelnik. Nadzor nad zaštitom cjelokupnog arhivskoga i registraturnog gradiva Grada Preloga obavlja Državni arhiv za Međimurje (u daljnjem tekstu: DAM) te se u tom smislu obvezuju na suradnju sve osobe odgovorne i zadužene za gradivo. Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Grada Preloga predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.

Članak 4.

Članak 4. Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika: Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko– sadržajna jedinica organizacije gradiva (predmet, dosje, spis, periodički definiran upisnik, zapisnik…). Knjiga pismohrane je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i količinama. Arhivsko (registraturno) gradivo je cjelokupna dokumentacija nastala radom ili u posjedu Grada Preloga, bez obzira je li ili nije evidentirana kroz službene evidencije (pr. dokumentacija nastala u uredskom poslovanju, službenom poslovanju, evidencije,…). Registraturno gradivo smatra se arhivskim gradivom u nastajanju, pa se na njega primjenjuju iste odredbe Zakona i drugih propisa koji se odnose na arhivsko gradivo. Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao. Konvencionalno gradivo je gradivo za čije isčitavanje nisu potrebni posebni uređaji. Nekonvencionalno gradivo je ono za čije su isčitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u. Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva temeljem utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje. Odgovorna osoba za pismohranu je pročelnik Upravnog odjela za upravu i društvene djelatnosti. Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama (organizacijskim jedinicama) Grada Preloga, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja.

Članak 4.

Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD…) Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane. Sumarni popis (Zbirna evidencija gradiva) je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Grada Preloga, bez obzira na Stranica 446 - Broj 4 “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” 31. ožujka 2020. mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama. II. OBVEZE STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA

Članak 5.

Članak 5. Grad Prelog kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužan je: - savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje DAM, - dostavljati na zahtjev DAM popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim, - pribavljati mišljenje DAM prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo, - redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva, - redovito periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja, - omogućiti ovlaštenim djelatnicima DAM obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva. III. PROSTOR PISMOHRANE

Članak 6.

Članak 6. Registraturno i arhivsko gradivo čuva se u prostoriji primjerenoj za pohranu arhivskog gradiva. U prostorima pismohrane potrebito je provoditi materijalnu zaštitu dokumentacije, koja se osigurava: - obveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi - redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i odložene dokumentacije te prozračivanjem prostorija - održavanjem odgovarajuće temperature (16-20 °C) i vlažnosti (45-55%) - redovitim otklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja dokumentacije. Prostorije za pohranu dokumentacije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata za suho gašenje požara. Prostorije u kojima se čuva dokumentacija trebaju biti opremljene metalnim regalima, policama ili ormarima koji su primjereni za smještaj dokumentacije. Police trebaju biti odmaknute od zidova i dovoljno međusobno razmaknute za neometan prolaz i rukovanje dokumentacijom. Najdonja pregrada na polici treba biti odmaknuta najmanje 15 cm od poda. IV. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA

Članak 7.

Članak 7. Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Grada Preloga prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u pismohrani. Određene cjeline gradiva mogu se čuvati i obrađivati u drugoj organizacijskoj jedinici osim pismohrane ako je to potrebno radi poslovanja i ako je tako utvrđeno ovim Pravilnikom ili posebnom odlukom. Organizacijska jedinica koja čuva ili obrađuje neku cjelinu gradiva izvan pismohrane dužna je to gradivo evidentirati te pismohrani redovito dostavljati podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje, radi upisa u Sumarni popis iz članka 4. ovoga Pravilnika i provođenja postupka odabiranja i izlučivanja. Registraturno gradivo koje je zbog svog značaja i vrijednosti odabrano kao arhivsko gradivo odlaže se odvojeno od registraturnog gradiva i čuva prema rokovima utvrđenim u općoj listi i posebnoj listi koja je sastavni dio ovog Pravilnika.

Članak 8.

Članak 8. U okviru uredovanja pismohrane vodi se: a) Knjiga pismohrane, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog gradiva u pismohranu b) Sumarni popis gradiva, organiziran kao popis arhivskih jedinca gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskog i registraturnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu Grada Preloga. Sumarni popis (Zbirna evidencija) sadržava sljedeće podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količina, nosač, rok čuvanja, napomena.

Članak 9.

Članak 9. Arhivska knjiga ima funkciju sažetog popisa arhivskog i registraturnog gradiva odloženog u pismohranu. Upis arhivskog i registraturnog gradiva iz prethodne godine vrši se najkasnije do travnja tekuće godine. U arhivsku knjigu upisuje se gradivo iz članka 6. ovog Pravilnika koje je zadržano kod pojedinih ustrojstvenih jedinica. Redni brojevi upisa u arhivsku knjigu teku kontinuirano bez obzira na godište i vrstu gradiva, a pojedine rubrike se popunjavaju na način utvrđen Uputstvom za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju. Prijepis (preslika) Arhivske knjige i Zbirne evidencije gradiva iz prethodnog članka, dostavljaju se nadležnom državnom arhivu redovito jednom godišnje.

Članak 10.

Članak 10. Prijepisi (preslici) Knjige pismohrane i Sumarnog popisa gradiva iz prethodnog članka, dostavljaju se DAM-u redovito jednom godišnje. IV/1 Konvencionalno gradivo
Članak 11. Riješeni predmeti i dovršeni spisi (dalje: gradivo) stavljaju se u za to predviđene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape (fascikle s preklopom) i sl. tehničke arhivske jedinice. U ustrojstvenoj jedinici u kojoj je gradivo nastalo (u tzv. priručnoj pismohrani), ono se čuva najviše dvije godine od završetka predmeta. Nakon toga roka gradivo se obvezno predaje u pismohranu, osim u slučajevima iz članka 7. ovog Pravilnika, u sređenom stanju, tehnički opremljeno te popisano. Rukovoditelj svake organizacijske jedinice odgovoran je za arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u njegovom 31. ožujka 2020. “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” Broj 4 - Stranica 447 poslovnom području, od trenutka zaprimanja i obrade do predaje na daljnje čuvanje. Svaki službenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže. Svaki službenik koji je zadužen za gradivo do predaje u pismohranu, dužan ga je tijekom godine odlagati po utvrđenom planu koji odgovara naravi posla te ga svrstava u odgovarajuće arhivske jedinice. Na svaku arhivsku jedinicu, ispisuju se sljedeći podaci: naziv institucije, organizacijska jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici, rok čuvanja gradiva.

Članak 12.

Članak 12. Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u pismohranu u sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama. Gradivo iz prethodnog stavka predaje se pismohrani putem interne dostavne knjige ili uz popis (primopredajni zapisnik) koji potpisuju ovlašteni zaposlenici koji predaju gradivo i osoba zadužena za pismohranu. Osoba zadužena za pismohranu dužna je pregledati sve preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.
Članak 13. Po prijemu i obradi arhivskog i registraturnog gradiva na način propisan u odredbama ovog Pravilnika, gradivo se raspoređuje na police, odnosno ormare, u odgovarajućim prostorijama pismohrane. Arhivsko i registraturno gradivo u pismohrani razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja. Nakon smještanja gradiva jednog godišta na police i u ormare, obavlja se numeriranje arhivskih jedinica. IV/2 Nekonvencionalno gradivo

Članak 14.

Članak 14. Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava. Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti službu i osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija i postupak obnove podataka u slučaju greške ili gubitka podataka. Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 15.

Članak 15. Za čuvanje i zaštitu dokumentacije iz stavka 1. članka 11. ovog Pravilnika do isteka roka čuvanja odgovorna je služba, odnosno osoba iz stavka 2. članka 11. Pravilnika. Služba, odnosno osoba odgovorna za čuvanje i zaštitu dokumentacije u elektroničkom obliku dužna ju je redovito i pravovremeno evidentirati te primjerak popisa dostavljati nadležnoj pismohrani.
Članak 16. Dokumentacija u elektroničkom obliku ne može se predavati u nadležnu pismohranu ako ista nije opremljena i osposobljena za prijem, obradu, zaštitu, pristup i korištenje te dokumentacije. Ako se dokumentacija u elektroničkom obliku po isteku uporabe u tekućem poslovanju predaje pismohrani ili drugoj službi, prije predaje arhivskih kopija obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost. Arhivske se kopije predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje. Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa. Pri izradi arhivske kopije obavezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega.

Članak 16.

V. KORIŠTENJE GRADIVA
Članak 17. Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane, odnosno osoba zadužena za pismohranu. Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe za rad pismohrane, odnosno osoba zadužena za pismohranu. Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala. Originalno arhivsko ili registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuće potvrde (reversa) i obaveznog upisa u Knjigu posudbe, dok je za uvid i izdavanje kopije potreban samo upis u evidenciju.

Članak 18.

Članak 18. Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku naznačenom u reversu. Revers se izdaje u tri primjerka. Jedan primjerak potvrde (reversa) ostavlja se na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, a treći primjerak dobiva službenik, odnosno korisnik gradiva. Poslije korištenja gradivo se obavezno vraća na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava.
Članak 19. Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji temeljem zakona i propisa imaju prao uvid u informacije sadržane u gradivu, obavlja se temeljem pisane zamolbe tražitelja uz odobrenje gradonačelnika. Stranica 448 - Broj 4 “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” 31. ožujka 2020. Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje Zakon o pravu na pristup informacijama.

Članak 20.

Članak 20. Krajem svake godine, odnosno prije godišnjem ulaganja novog gradima u pismohranu, vrši se provjera je li tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u pismohranu. Nadzor obavlja odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno osoba zadužena za pismohranu. Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno, odgovorna osoba za rad i pismohrane, odnosno osoba zadužena za pismohranu, traže povrat gradiva. Korisnik gradiva pismeno potvrđuje, uz supotpis odgovoren osobe organizacijske jedinice, ukoliko mu zaduženo gradivo treba i u sljedećoj godini. VI. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA

Članak 21.

Članak 21. Redovito, a najkasnije 5 godina od posljednjeg postupka, obavlja se odabiranje arhivskog i izlučivanje onog dijela registraturnoga gradiva kojem je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u pismohrani pravovremeno oslobodio prostor za prirast novog gradiva. Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva Grada Preloga obavlja se samo ukoliko je gradivo sređeno i propisano sukladno članku 8. te člancima 10. i 13. ovoga Pravilnika. Odabiranje arhivskog i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se temeljem Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva kao i Posebnoga propisa iz čl.1. st.2. ovog Pravilnika, kojeg odobrava DAM.

Članak 22.

Članak 22. Rokovi čuvanja navedeni u popisu iz čl.1. st.2. ovog Pravilnika počinju teći: - kod uredskih knjiga i evidencija – od kraja godine do posljednjeg upisa, - kod vođenja postupka – od kraja godine u kojoj je postupak dovršen, - kod rješenja, dozvola, odobrenja, potvrda s ograničenim trajanjem – od kraja godine u kojoj su rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti ili su se prestali primjenjivati, - kod računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije – od dana prihvaćanja završnog računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi, - kod personalnih listova – od godine osnutka personalnog lista, - kod postupka za povrede službene dužnosti – nakon okončanja postupka, - kod ostalog gradiva – od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.

Članak 23.

Članak 23. Postupak za izlučivanje registraturnog gradiva pokreće odgovorna osoba. Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, organizacijsku jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučivati, starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl. Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlože zašto se predlaže za izlučivanje i uništenje (npr. istekao rok čuvanja sukladno popisu iz čl.1. st.2., nepotrebno za daljnje poslovanje statistički odrađeno i sl.)

Članak 24.

Članak 24. Prema potrebi, u pripremi izlučivanja može sudjelovati i stručni djelatnik DAM.
Članak 25. Popis gradiva predloženog za izlučivanje te potpisan od odgovorne osobe dostavlja se DAM. DAM izdaje rješenje kojim može predloženo gradivo za izlučivanje u cijelosti odobriti ili djelomično ili u cijelosti odobriti.
Članak 26. Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja prethodnoga članka, odgovorna osoba donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja dotičnog gradiva. O postupku uništavanja izlučenog gradiva sastavlja se zapisnik. Jedan primjerak zapisnika se dostavlja DAM.

Članak 27.

Članak 27. Ukoliko gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se obvezno provodi na način da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.
Članak 28. Izlučivanje registraturnog gradiva bilježi se u Knjizi pismohrane, odnosno u Sumarnom popisu gradiva u pismohrani, s naznakom broja i datuma rješenja DAM o odobrenju izlučivanja. VII. PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU
Članak 29. Arhivsko gradivo Grada Preloga predaje se DAM temeljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima i Pravilnika o predaji arhivskoga gradiva arhivima. Arhivsko gradivo Grada Preloga predaje se tek nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje. O predaji arhivskog gradiva Grada Preloga Državnom arhivu za Međimurje sastavlja se zapisnik čiji je sastavni dio popis predanoga gradiva. VIII. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 30.

Članak 30. Od DAM tražit će se suglasnost na ovaj Pravilnik kao i odobrenje Posebnog popisa gradiva s rokovima čuvanja koji je prilog ovome Pravilniku. 31. ožujka 2020. “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” Broj 4 - Stranica 449
Članak 31. Za sva pitanja koja nisu uređena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i registraturnog gradiva.
Članak 32. Ovaj Pravilnik objavljuje se u “Službenom glasniku Međimurske županije”, a stupa na snagu i primjenjuje se po pribavljenoj suglasnosti DAM. Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja primjenjuje se po pribavljenom odobrenju DAM.

Članak 33.

Članak 33. Stupanjem na snagu ovog Pravilnika prestaje važiti pravilnik o organizaciji, čuvanju odabiranju i izlučivanju registraturnog i arhivskog gradiva koji je odobren od strane Državnog arhiva u Varaždinu, dana 25. listopada 2007. godine, rješenjem KLASA: 612-06/07-03/12, URBROJ: 2186-26-02- 07-02. GRADONAČELNIK GRADA PRELOGA KLASA: 612-06/16-01/01 URBROJ: 2109/14-02-16-01 Prelog, 31. ožujka 2016. GRADONAČELNIK Ljubomir Kolarek, dr.vet.med. POSEBAN POPIS GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA I POPIS GRADIVA TRAJNE VRIJEDNOSTI 1. OPĆA I ORGANIZACIJSKA FUNKCIJA: – dokumenti o osnivanju, konstituiranju, registraciji, udruživanju, diobama, prestanku djelovanja i drugim statusnim promjenama – dokumenti o unutarnjoj organizaciji i poslovanju (statuti, statutarne odluke, pravilnici, poslovnici i sl. kao i dokumenti kojima se uređuje način njihove primjene, zapisnici sa sjednica predstavničkih i izvršnih tijela te drugih tijela koja odlučuju o načinu poslovanja i dr.) – imovinsko-pravni dokumenti o nekretninama u posjedu (građevinska i druga tehnička dokumentacija s nacrtima, kupoprodajni i drugi ugovori, izvodi iz zemljišnih knjiga i dr.) – dokumenti o imenovanjima, izborima i referendumima (odluke o osnivanju i imenovanjima upravnih tijela i dužnosnika, isprave o priznanjima i zahvalama, raspisi i provođenje izbora, zapisnici istih) – Registar općih akata. 2. UPRAVNA, PRAVOSUDNA, POSLOVNA I SAMOUPRAVNA FUNKCIJA: – zapisnici političkih, upravnih, pravosudnih, poslovnih, samoupravnih, inspekcijskih, stručnih i drugih tijela uprave i poslovanja svih vrsta institucija (poglavito gradivo sjednica)

Članak 33.

– odluke, zaključci, zapisnici spomenutih tijela o značajnim pitanjima iz njihove nadležnosti odnosno dokumenti iz upravnog ili sudbenog postupka koji ta tijela vode – opći pravni i samoupravni dokumenti (statuti, pravilnici i drugi opći i samoupravni akti, samoupravni sporazumi i dr.) – okružnice, instrukcije, obavijesti i dr. 3. KADROVSKA FUNKCIJA: – planovi radne snage – zbirna godišnja i periodična izvješća o: zaposlenicima, plaćama, obrazovanju i stručnom usavršavanju službenika, pripravnicima, stručnim ispitima, disciplinskim postupcima, zaštiti na radu, nesrećama na radu, odlikovanjima i priznanjima i dr. – matične knjige zaposlenika – personalni listovi (dosjei) službenika s prilozima i podatcima (status, kvalifikacije, rješenja, osobne i obiteljske promjene, trajna porezna kartica, radni zadaci, evidencije izdanih zdravstvenih knjižica, zahtjevi za mirovinu) – predmeti i evidencije o stručnim ispitima, predmeti u vezi sa stručnim obrazovanjem i stipendiranjem – predmeti o nesrećama na radu – prijave za polaganje stručnih ispita i dopisivanje u vezi s tim ispitima – dokumentacija o raspisivanju i provođenju natječaja za popunjenje svih radnih mjesta – Registar zaposlenih djelatnika – Evidencija o pripravnicima i znanstvenim novacima – Evidencija radnih knjižica djelatnika – Rješenja o postavljanju rukovoditelja – Prijava podataka o utvrđenom stažu osiguranja i plaći, kao i ostali obrasci prijava i odjava za vođenje matične evidencije osiguranika – Prijave i odjave djelatnika kod Fonda mirovinskog, invalidskog i zdravstvenog osiguranja – Evidencija popunjenih obrazaca za izdavanje zdravstvenih iskaznica – Program mjera zaštite na radu i HTZ – Program osposobljavanja djelatnika iz područja zaštite na radu i HTZ – Godišnji i drugi izvještaji iz područja zaštite na radu i HTZ.

Članak 33.

4. FINANCIJSKA I KOMERCIJALNA FUNKCIJA: – proračuni jedinica lokalne samouprave – temeljni financijski izvještaji (završni računi s poslovnim izvještajima) – zbirni godišnji financijski planovi i izvještaji svih vrsta – početne, udružene, likvidacijske i druge bilance te inventurni zaključci – istraživanja i izvještaji o tržištu – evidencije o isplatama plaća (osobni kartoni ili isplatne liste) – obrasci osobnih primanja za mirovinsko osiguranje (M-4) Stranica 450 - Broj 4 “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” 31. ožujka 2020. – ekonomske analize poslovanja – zbirni godišnji planovi, izvješća i obračuni o prodaji, nabavi, izvozu, uvozu, trgovini, opskrbi i dr. – Rješenja o plaćanju doprinosa za korištenje građevinskog zemljišta. 5. STATISTIKA, PLANIRANJE I ANALIZA SVIH PODRUČJA DJELATNOSTI: – godišnji, srednjoročni, dugoročni i periodični planovi te analize i izvješća najrazličitijih vrsta i sadržaja – zbirna godišnja statistička izvješća i analize – statistički materijali koje javnopravne osobe trebaju ispunjavati sukladno propisima koji se odnose na statistička istraživanja značajna za cijelu državu – sve zbirne godišnje statističke obrade upravnih i statističkih tijela poput: statistički ljetopisi, rezultati različitih statističkih istraživanja (početnih i završnih), statistička izvješća, bilteni, informacije, prikazi i studije, analize, metodološka istraživanja i dr. odnosno zbirni sekundarni statistički podaci i informacije. 6. INVESTICIJA, GRADNJA I RAZVOJ: – urbanistički i prostorni planovi – razvojni i investicijski programi i izvješća – ugovori o poslovnoj, stručnoj i znanstvenoj suradnji – vlastita građevinska dokumentacija (uključivo i građevinski nacrti objekata i postrojenja)

Članak 33.

– istraživački projekti, elaborati i analize – normativi i standardi (dokumentacija i evidencije) – izumi, patenti, licence i inovacije svih vrsta (dokumentacija i evidencije) – elaborati o zaštiti okoliša – građevinski dnevnici radova na vlastitim objektima – građevinske knjige radova na vlastitim objektima – konačne situacije u građevinarstvu na vlastitim objektima – atesti strojeva, opreme, materijala i proizvoda – Ugovori s pravnim osobama o dugoročnoj suradnji – Zapisnici o preuzimanju trajne imovine – Odluke o izgradnji investicijskih objekata – Dokumenti o pravu korištenja zemljišta za izgradnju objekata – Rješenje o odobrenju gradnje – Projektni zadaci – Ugovori o investicijskom kreditu – Ugovori o kupnji, zamjeni i drugim raspolaganjima i opterećenjima na nekretninama – Projekti adaptacija i dogradnja sa cjelokupnom dokumentacijom – Rješenja o uknjiženju i korištenju građevinskog zemljišta – Građevinski dnevnici. 7. INFORMACIJSKO-DOKUMENTACIJSKA FUNKCIJA: – okružnice, upute, obavijesti, informacije, interna i javna glasila, službeni listovi, časopisi – zapisnici i izvješća sa skupova, savjetovanja, kongresa, simpozija, seminara, predavanja, konferencija za tisak – publikacije o povijesti i djelatnosti ustanove, ljetopisi i zbornici – stručne publikacije internog karaktera – neobjavljeni rukopisi – magnetofonske vrpce i kazete, fotografije, filmovi, videokazete i sl. o djelatnosti i poslovanju lokalne samouprave, objektima, događajima i pojavama, osobama i krajevima, raznim priredbama, proslavama jubileja, govorima i dr.

Članak 33.

– plakati, leci, brošure i drugi sitan tisak o djelatnosti lokalne samouprave, kronike, dnevnici i memoari – Proslave obljetnica – Materijali (dokumenti) o posjetama predstavnika stranih organizacija i stranih državljana – Diplome, plakete i druga javna priznanja. 8. UREDSKO I ARHIVSKO POSLOVANJE (SPISOVODSTVO): – Zbirna evidencija gradiva – Urudžbeni zapisnici (obični, povjerljivi i strogo povjerljivi) – Upisnici – Pravilnici o zaštiti arhivskoga gradiva – Arhivska knjiga (Popis cjelokupnoga gradiva koji se nalazi u pismohrani), ako je popis izrađen putem ARHINETA, onda Arhivska knjiga ne treba – Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja – Dokumenti o odabiranju arhivskoga gradiva i izlučivanju bezvrijednoga registraturnoga gradiva – Zapisnici o pregledu arhivskoga i registraturnoga gradiva – Rješenja nadležnoga arhiva o mjerama zaštite gradiva – Popis štambilja i pečata; nabava i uništenje – Šifre organizacijskih jedinica – Zapisnici o primopredaji dužnosti. 9. INFORMATIČKA TEHNOLOGIJA: – Aplikativni (korisnički) software – projektna dokumentacija – novi projekti (korisnički zahtjevi, dizajn aplikacije, programska dokumentacija, programski kod, upute za rad i održavanje, zapisnici, dopisi i druga dokumentacija projektnog tima) – Zapisnici o izvršenom sistemskom i korisničkom testu preuzimanja novih proizvoda (ili reinženjering postojećih) – Sistemski software (opis programskog produkta, priručnici, upute i druga dokumentacija, programski kod) – Nabava programske i strojne opreme (ugovori i sl.)

Članak 33.

– Podaci o instaliranoj strojnoj i programskoj opremi – Radne procedure, postupci i ovlaštenja pristupa. 10. OSTALO: – Planovi osiguranja i protupožarne zaštite – Atesti o ispitivanju materijala. 31. ožujka 2020. “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” Broj 4 - Stranica 451 II POPIS GRADIVA OGRANIČENIH ROKOVA ČUVANJA 1. NAKON JEDANAEST (11) GODINA OD GODINE NASTANKA Na području računovodstva: – glavna financijska knjiga (kartice) – nalozi za knjiženje (temeljnice) – izvještaji banke o kretanju prometa (izvodi) – Porezni obračuni. Predmeti i evidencije o zaposlenicima: – godišnje porezne evidencije (kartice) zaposlenika. 2. NAKON DESET (10) GODINA OD GODINE NASTANKA Na području računovodstva: – dnevnik financijskog knjigovodstva – analitička evidencija osnovnih sredstava – Zapisnici nadležnih tijela u svezi s financijskim poslovanjem – Kartoteka inventara osnovnih sredstava. Ostalo: – zapisnici, rješenja i drugi spisi o radovima, nabavama i uslugama na vlastitim objektima – privremene situacije u građevinarstvu na vlastitim objektima – spisi u vezi s licitacijama i prikupljanjem pismenih ponuda – Rješenja nadležnih tijela o oslobađanju od poreza i doprinosa – Ostali ugovori s pravnim osobama – Dnevnici rada – Dokumentacija u svezi s popravkom, adaptacijom i održavanjem zgrada, objekata – Dokumentacija o postupku izbora izvođača radova – Dopisivanje investitora s projektantom i izvođačem radova – Dokumentacija u svezi s održavanjem i popravcima električnih instalacija, vodovodnih instalacija, instalacija grijanja, telefonskih instalacija.