Pravilnik o zaštiti arhivskoga registraturnog gradiva Općine Šenkovec

2. Sukladno odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“ broj: 105/1997. i 64/2000), te temeljem članka 11. st. 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva („Narodne novine“ broj: 90/2002), članka 17 i 18. Pravilnika o zaštiti i čuvaju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva („Narodne novine“ broj: 63/2004 i 106/07) i članka 36. Statuta Općine Šenkovec („Službeni glasnik Međimurske županije“ broj 21/2009.) načelnik Općine Šenkovec, dana 21.09.2012. godine je donio PRAVILNIK o zaštiti arhivskoga i registraturnog gradiva Općine Šenkovec I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Članak 1. Ovim se Pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskoga i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Općine Šenkovec, kao i predaja gradiva nadležnom arhivu. Sastavni dio ovoga Pravilnika predstavlja u privitku Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva Općine Šenkovec s rokovima čuvanja, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju Općine Šenkovec.

Članak 2.

Članak 2. Arhivsko i registraturno gradivo nastalo djelovanjem i radom Općine Šenkovec predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti, te je neotuđivo.
Članak 3. Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika: Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije gradiva (predmet, dosje, spis, periodički definiran upisnik, zapisnik,…). Arhivska knjiga je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i količinama. Arhivskim gradivom (gradivo trajnih rokova čuvanja) smatraju se zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su značaja za kulturu, povijest i druge znanosti bez obzira na vrijeme i mjesto njihova nastanka, neovisno o obliku i tvarnom nosaču na kojem su sačuvani. Arhivsko gradivo nastaje odabiranjem iz registraturnog gradiva. Registraturnim gradivom smatra se cjelokupna dokumentacija nastala radom ili u posjedu Općine Šenkovec, bez obzira je li ili nije evidentirana kroz službene evidencije (dokumentacija nastala u uredskome poslovanju, službenome poslovanju, evidencije…). Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao. Konvencionalno gradivo je gradivo za čije isčitavanje nisu potrebni posebni uređaji. Nekonvencionalno gradivo je ono za čije su isčitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u. Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva temeljem utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje.

Članak 3.

Odgovorna osoba za pismohranu je voditelj ustrojstvene jedinice u čijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takove ovlasti prenese načelnik. Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama (poslovnim područjima) Općine Šenkovec, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja. Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD,…). Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane. Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Općine Šenkovec, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim cjelinama.

Članak 4.

Članak 4. Uredsko poslovanje Općine Šenkovec vodi se sukladno Uredbi o uredskom poslovanju (Narodne novine broj 7/09) i Pravilniku o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akta (Narodne novine broj 38/88). Urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka vodi se putem računala. Zapisnik i upisnik se zaključuju 31. prosinca tekuće godine za tu godinu, uz naznaku predmeta koji nisu riješeni, imena i prezimena osobe odgovorne za uredsko poslovanje i pročelnika jedinstvenog upravnog odjela. 31. prosinca 2012. “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” Broj 19 - Stranica 2665 II. OBVEZE STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA

Članak 5.

Članak 5. Općina Šenkovec kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskoga i registraturnog gradiva dužna je: - savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje nadležnom arhivu, - dostavljati na zahtjev nadležnog arhiva popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim, - pribaviti mišljenje nadležnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo, - redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva, - redovito periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja, - omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva, - izvijestiti nadležni arhiv o svakoj svojoj promjeni statusa i ustrojstva radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom. Općina Šenkovec dužna je osigurati primjeran prostor i opremu za pohranu i zaštitu svog arhivskog gradiva koje se čuva izvan arhiva, te snositi troškove preuzimanja, smještaja, čuvanja, obrade i zaštite svog arhivskog gradiva predanog nadležnom arhivu. III. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA

Članak 6.

Članak 6. Utvrđuje se da Općina Šenkovec ima pismohranu koja se nalazi u prostorijama Općine Šenkovec u Šenkovcu, J. Bedekovića 11.
Članak 7. Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Općine Šenkovec prikuplja se, zaprima, evidentira, odabire i izlučuje te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u pismohrani.
Članak 8. U okviru pismohrane vodi se: - Arhivska knjiga, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog gradiva u Pismohranu - Zbirna evidencija o gradivu, organizirana kao popis arhivskih jedinica gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskog i registraturnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu Općine Šenkovec. Zbirna evidencija sadržava sljedeće podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količina, nosač, rok čuvanja, napomena. III/1 Konvencionalno gradivo

Članak 9.

Članak 9. Riješeni predmeti i dovršeni spisi (dalje: gradivo) stavljaju se u za to određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape (fascikle s preklopom) i slične tehničke arhivske jedinice koje su označene nazivom stvaratelja odnosno dokumentacijske cjeline, vrstom gradiva, rednim brojem tehničke jedinice, godine ili rasponom godina nastanka gradiva, oznakom ili rasponom oznaka arhivskih jedinica u tehničkoj jedinici. Svaki zaposlenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže. Svaki zaposlenik koji je zadužen za gradivo do predaje u pismohranu, dužan ga je tijekom godine odlagati po utvrđenom planu koji odgovara naravi posla te ga svrstavati u odgovarajuće arhivske jedinice. Na svaku arhivsku jedinicu, ispisuju se sljedeći podaci: naziv institucije, ustrojstvena jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon brojeva predmeta odnosno dokumenata u arhivskoj jedinici, rok čuvanja gradiva.

Članak 10.

Članak 10. Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u pismohranu u sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama te uz popis jedinica gradiva. Odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužan je pregledati preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka. U slučaju potrebe da se predano gradivo dopuni ili podaci isprave, gradivo se vraća na doradu službeniku koji ga je predao za odlaganje u pismohranu.
Članak 11. Po prijemu i obradi arhivskog i registraturnog gradiva na način propisan u odredbama ovoga Pravilnika, gradivo se raspoređuje na police, odnosno ormare, u odgovarajućim prostorijama pismohrane. Arhivsko i registraturno gradivo u pismohrani razvrstava se prema sadržajnim cjelinama i vremenu nastanka. III/2 Nekonvencionalno gradivo

Članak 12.

Članak 12. Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.
Članak 13. Kod uvođenja ili izmjene aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvornog hardverdskog i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medija, plikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju). Stranica 2666 - Broj 19 “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” 31. prosinca 2012.

Članak 14.

Članak 14. Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa. Pri izradi arhivske kopije obavezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega. Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost. Arhivske se kopije predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverdskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje. Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. IV. KORIŠTENJE GRADIVA

Članak 15.

Članak 15. Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani. Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe za rad pismohrane, odnosno zaposlenika zaduženog za pismohranu. Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala. Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuće potvrde (reversa).

Članak 16.

Članak 16. Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku naznačenom u reversu. Revers se izdaje u tri primjerka. Jedan primjerak potvrde (reversa) ostavlja se na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, a treći primjerak dobiva korisnik gradiva. Poslije korištenja gradivo se obavezno vraća na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava.
Članak 17. Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike koji temeljem zakona i propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se temeljem pismene zamolbe tražitelja. Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje čl. 8. Zakona o pravu na pristup informacijama (“Narodne novine“ broj: 172/2003).

Članak 18.

Članak 18. Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novog gradiva u pismohranu, vrši se provjera je li tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u pismohranu. Nadzor obavlja odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani.
Članak 19. Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno, odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, traži povrat gradiva. Korisnik gradiva pismeno potvrđuje, uz supotpis pročelnika jedinstvenog upravnog odjela, ukoliko mu zaduženo gradivo treba i u sljedećoj godini. V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA

Članak 20.

Članak 20. Redovito, a najkasnije 5 godina od posljednjega provedenog postupka, obavlja se odabiranje arhivskoga gradiva i izlučivanje onog dijela registraturnoga gradiva kojem je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u pismohrani pravovremeno oslobodio prostor za pohranu novog gradiva. Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se samo ukoliko je gradivo sređeno i popisano. Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se temeljem Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (“Narodne novine“ broj: 90/2002) kao i Posebnog popisa iz članka 1. st. 2 ovoga Pravilnika, na kojega suglasnost daje nadležni arhiv.

Članak 21.

Članak 21. Rokovi čuvanja navedeni u popisu iz čl. 1. st. 2. ovoga Pravilnika počinju teći: - kod uredskih knjiga i evidencija -od kraja godine posljednjega upisa, - kod vođenja postupaka -od kraja godine u kojoj je postupak dovršen, - kod rješenja, dozvola, odobrenja, potvrda s ograničenim trajanjem -od kraja godine u kojoj su rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti ili su se prestali primjenjivati, - kod računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije -od dana prihvaćanja završnog računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi, - kod personalnih listova -od godine osnutka personalnog lista, - kod ostalog gradiva - od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.

Članak 22.

Članak 22. Postupak za izlučivanje registraturnoga gradiva pokreće pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela Općine Šenkovec. Radi provedbe postupka izlučivanja i uništavanja izlučenog gradiva pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela imenuje povjerenstvo od tri člana. Povjerenstvo ima predsjednika i dva člana. Povjerenstvo obavlja pripreme za izlučivanje i u tu svrhu izrađuje cjelovit popis registraturnog gradiva koje se predlaže za izlučivanje gradiva. Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati jasan i točan naziv gradiva koje će se izlučivati, godinu nastanka gradiva količinu gradiva izraženu brojem registratora, fascikala, svežnjeva, kutija, svezaka, knjiga, itd. 31. prosinca 2012. “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” Broj 19 - Stranica 2667 Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlaže zašto se predlaže za izlučivanje i uništenje (npr. istekao rok čuvanja, nepotrebno za daljnje poslovanje, statistički obrađeno i sl.).

Članak 23.

Članak 23. Pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela dostavlja prijedlog za izlučivanje gradiva nadležnom Arhivu radi ishođenja prethodnog odobrenja za izlučivanje. Prijedlog za izlučivanje gradiva sadrži pravo utemeljene razloge za pokretanje postupka, točno određene podatke o načinu, vremenu i mjestu izlučivanja, kao i uništavanja izlučenog gradiva te popis gradiva koje se izlučuje. U prilogu prijedloga za izlučivanje gradiva obavezan je i sastavni dio Posebni popis gradiva s rokovima čuvanja.
Članak 24. Na temelju rješenja nadležnog arhiva o odobrenju izlučivanja dijela registraturnog gradiva načelnik donosi odluku o izlučivanju gradiva. Odlukom se utvrđuje način, vrijeme, mjesto i izvršitelj izlučivanja i uništenja izlučenog gradiva, a u skladu s rješenjem nadležnog arhiva. Popis gradiva za izlučivanje i uništenje sastavni je dio odluke iz stavka 1. ovog članka.

Članak 25.

Članak 25. Prema potrebi, pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela može zatražiti da u pripremi izlučivanja sudjeluje i stručni djelatnik nadležnog arhiva.
Članak 26. O provedenom izlučivanju gradiva i postupku uništavanja izlučenog dijela registraturnog gradiva vodi se zapisnik s popisom izlučenog gradiva koji se dostavlja nadležnom arhivu. Ukoliko gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se obavezno provodi na način da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.
Članak 27. Spis predmeta o provedenom postupku odabiranja i izlučivanja, te uništavanju dijela izlučenog registraturnog gradiva pismohrane čuva se trajno. VI. PREDAJA GRADIVA NADLEžNOM ARHIVU

Članak 28.

Članak 28. Arhivsko gradivo Općine Šenkovec predaje se nadležnom arhivu temeljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (“Narodne novine“ broj:105/1997) te Pravilnika o predaji arhivskog gradiva arhivima (Narodne novine broj 90/02). Arhivsko gradivo predaje se tek nakon provedenog odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje. O predaji arhivskog gradiva u nadležni arhiv sastavlja se zapisnik čiji je sastavni dio popis predanog gradiva. VII. PROSTOR PISMOHRANE

Članak 29.

Članak 29. Općina Šenkovec dužna je osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu arhivskoga i registraturnog gradiva. Materijalna (fizičko–tehnička) zaštita arhivskoga i registraturnog gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nastanka. Materijalna zaštita osigurava se: - obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u pismohrani ne radi, - redovitim otklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva.

Članak 30.

Članak 30. Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva Općine Šenkovec smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda. Sve instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom. U prostorijama pismohrane strogo je zabranjeno pušenje.

Članak 31.

Članak 31. Prostorija pismohrane mora imati odgovarajući inventar kao što su police, ormari, stalaže, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i slično. Prostorija mora biti osigurana valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata te opremljena odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah.
Članak 32. Pristup u pismohranu dozvoljen je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane, odnosno zaposlenika u pismohrani. VIII. ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 34. Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja Općine Šenkovec obvezne su postupati u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima te odredbama ovog Pravilnika.

Članak 35.

Članak 35. Izmjene i dopune ovoga Pravilnika i Posebnoga popisa donose se na način i po postupku utvrđenim za njegovo donošenje.
Članak 36. Sastavni dio ovog Pravilnika je i Posebna lista s rokovima čuvanja gradiva nastalog radom Općine Šenkovec. Za sva pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i registraturnog gradiva.
Članak 37. Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom donošenja, a objavit će se u “Službenom glasniku Međimurske županije”. Stranica 2668 - Broj 19 “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” 31. prosinca 2012. OPĆINSKI NAČELNIK OPĆINE ŠENKOVEC KLASA: 022-05/12-01 URBROJ: 2109/25-12-26 Šenkovec, 21. rujna 2012. NAČELNIK Općine Šenkovec Vladimir Novak mag. mus., v. r. POSEBNI POPIS arhivskog i registraturnog gradiva Općine Šenkovec s rokovima čuvanja Redni broj VRSTA GRAĐE ROK ČUVANJA I. PISARNICA 1. Urudžbeni zapisnik Trajno 2. Upisnici predmeta upravnog postupka Trajno 3. Registar urudžbenog zapisnika Trajno 4. Registar upisnika upravnog postupka Trajno 5. Arhivska knjiga Trajno 6. Dostavne knjige, knjige za poštu i druge pomoćne uredske knjige 3 godine 7. Knjiga primljene pošte 3 godine 8. Posebni popis arhivskog i registraturnog gradiva Trajno 9. Zapisnici o preuzimanju gradiva i primopredaji gradiva nadležnom arhivu Trajno 10. Općenito o uredskom poslovanju 3 godine II. SLUžBENIČKI ODNOSI 1. Matična knjiga zaposlenika Trajno 2. Evidencija o radniku 50 godina 3. Personalni listovi zaposlenika 50 godina 4. Predmeta evidencije o stručnim ispitima, predmeti u vezi sa stručnim obrazovanjem i stipendiranjem 50 godina 5. Predmeti o nesrećama na radu 50 godina 6. Predmeti sudskih sporova sa zaposlenicima 10 godina 7. Zapisnici o primopredaji dužnosti i poslova među zaposlenicima godina 8. Predmeti u vezi povrede službene dužnosti zaposlenika 5 godina 9. Prigovori, podnesci i žalbe iz radnog odnosa 5 godina 10. Prijave za polaganje stručnih ispita i dopisivanje u vezi s tim 5 godina 11. Dokumentacija o raspisivanju i provođenju natječaja i oglasa za popunu radnih mjesta 5 godina 12. Akti u svezi prijema u službu, raspored zaposlenika i prestanka službe 10 godina 13. Rješenja o plaćama 10 godina 14. Rješenja o nagradama za rad (jubilarne nagrade i sl.) 10 godina 15. Akti u vezi prekovremenog i dopunskog rada zaposlenika 10 godina 16. Uvjerenja o zaposlenju, radnom stažu, godišnjem odmoru, odsustvu djelatnika s posla, naknadi za godišnji odmor i drugo 5 godina 17. Prijave za mirovinsko i zdravstveno osiguranje Trajno 18. Ugovori o djelu 5 godina 19. Općenito o službenicima i namještenicima 3 godine 20. Općenito o radnim odnosima službenika i namještenika 3 godine 21. Rješenja i drugi spisi o dopustima, bolovanjima i drugim odsustvovanjima s posla, te zamjene radu u takvim slučajevima 5 godina 22. Evidencija prisustvovanja na radnom mjestu 5 godina III. FINANCIJE I RAČUNOVODSTVO 1. Obrasci osobnih primanja za mirovinsko osiguranje Trajno 2. Temeljni financijski izvještaji (završni račun, poslovni izvještaji) Trajno 3. Proračun Trajno 4. Odluke o izvršenju proračuna Trajno 5. Evidencija o isplatama osobnih dohodaka Trajno 6. Obračunski listovi osobnih dohodaka Trajno 7. Godišnje porezne kartice zaposlenika 11 godina 8. Glavna financijska knjiga 11 godina 9. Dnevnik financijskog knjigovodstva 11 godina 10. Obračun naknade bolovanja 7 godina 11. Knjiga nabavki 7 godina 12. Knjiga analitičkog knjigovodstva 7 godina 13. Knjiga blagajne 7 godina 14. Analitička evidencija osnovnih sredstava 7 godina 15. Dnevnik analitičkog knjigovodstva 11 godina 16. Dnevnik materijalnog knjigovodstva 11 godina 17. Evidencije ulaznih i izlaznih računa 7 godina 18. Ulazni i izlazni računi 11 godina 19. Nalozi za knjiženja (temeljnice) 11 godina 20. Nalozi blagajni za isplatu i nalozi za uplatu 7 godina 21. Inventurne liste 11 godina 22. Dokumentacija o osiguranju imovine 7 godina 23. Izvještaj banke o kretanju prometa (izvodi) 11 godina 24. Rješenja o rashodovanju opreme i inventara 11 godina 25. Putni računi (troškovi) za službena putovanja 11 godina 26. Obračuni plaćenih poreza i doprinosa na dohodak 6 godina 27. Sudske i administrativne zabrane 5 godina 28. Ugovori o djelu i autorski honorari 5 godina 29. Dokumentacija o platnom prometu 3 godine 30. Periodični obračuni poslovanja 3 godine 31. Otpremnice, dostavnice, prijemni listovi, povratnice 2 godine 32. Uplatnice o primljenoj i isplatnice o isplaćenoj gotovini (blagajnički blokovi) 2 godine 33. Narudžbenice 2 godine 31. prosinca 2012.

Članak 37.

“SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” Broj 19 - Stranica 2669 34. Razni privremeni obračuni, pomoćne evidencije i tabele 2 godine 35. Obavijesti o izvodu otvorenih stavaka 2 godine 36. Stipendiranje učenika i studenata 10 godina 37. Naplata općinskih poreza 6 godina 38. Zamolbe za pomoći 1 godina 39. Općenito o financijama i računovodstvu 3 godine IV. INFORMATIKA 1. Projekti, šifarnici, planovi Trajno 2. Sigurnost informatičkih sustava Trajno 3. Informatička djelatnost i oprema općenito 3 godine 4. Telekomunikacijska oprema 3 godine V. ORGANIZACIJA, USTROJSTVO, NAČIN I TEHNIKA RADA OPĆINSKE UPRAVE 1. Pravilnici o unutarnjem redu i ustrojstvu Trajno 2. Ugovori i sporazumi 10 godina 3. Zahtjevi i odobrenja za izradu pečata i žigova Trajno 4. Vlasničko pravni odnosi u vezi objekata, zemljišta, opreme i ostalog Trajno 5. Dopisi vezani uz žigove, pečate, štambilje 3 godine 6. Zapisnici, rješenja i drugi spisi o radovima, nabavama i uslugama na vlastitim objektima 10 godina 7. Spisi u vezi s licitacijama i prikupljanjem pismenih ponuda 5 godina 8. Predmeti ostalih sudskih sporova, ovrhe i sl. 10 godina 9. Dokumentacija o vezi održavanja zgrada – objekata, opreme i ostalih sredstava 10 godina 10. Nabavka sredstava i opreme za rad 10 godina 11. Naputci i mišljenja o provedbu zakonskih i podzakonskih propisa Trajno 12. Općenito o načinu i tehnici rada općinske uprave 3 godine 13. Općenito obavijesti, dostava podataka i uvjerenja, dopisi 3 godine VI. CIVILNA ZAŠTITA I VATROGASTVO 1. Objekti, ustanove i poduzeća i druge pravne osobe od značaja za civilnu zaštitu i vatrogastvo na području općine Šenkovec 5 godina 2. Planovi u vezi civilne zaštite i spašavanja i planovi zaštite od požara Trajno 3. Procjene ugroženosti civilnog stanovništva i materijalnih dobara od mogućeg nastanka prirodnih i civilizacijskih katastrofa Trajno 4. Civilna zaštita i vatrogastvo općenito 5 godina VII. STATISTIKA 1. Ankete 5 godina 2. Statistika općenito 3 godine VIII. GRADITELJSTVO 1. Lokacijske dozvole Trajno 2. Građevinske dozvole Trajno 3. Uporabne dozvole Trajno 4. Rješenja o uklanjanju građevina Trajno 5. Potvrde glavnih projekata 3 godine 6. Suglasnost na prostorne planove 3 godine 7. Potvrde parcelacionih elaborata 3 godine 8. Prostorni planovi Trajno 9. Izvješće o stanju u prostoru Trajno 10. Program mjera za unapređenje stanja u prostoru Trajno 11. Općenito o graditeljstvu 3 godine IX. ZAŠTITA OKOLIŠA 1. Rješenje o ispunjenim uvjetima za postupanje s otpadom Trajno 2. Procjene utjecaja na okoliš Trajno 3. Plan gospodarenja otpadom Trajno 4. Izvješće o stanju okoliša Trajno 5. Katastar onečišćenja okoliša Trajno 6. Općenito zaštita okoliša 3 godine X. PROSVJETA, KULTURA, INFORMIRANJE, ŠPORT I TEHNIČKA KULTURA 1. Planovi i dokumentacija kapitalnih projekata izgradnje osnovnih škola i predškolskih ustanova Trajno 2. Godišnji planovi i programi predškolskih ustanova 3 godine 3. Općenito o prosvjeti, kulturi, informiranju, športu i tehničkoj kulturi 3 godine XI. RADNI ODNOSI 1. Zahtjevi za povrat radne knjižice 2 godine 2. Prijave mirovinsko i zdravstveno osiguranje 5 godina 3. Zahtjevi za posredovanje u ime zaposlenika kod poslodavca 5 godina 4. Zapisnici o nadzoru 5 godina 5. Obavijesti inspekcije rada 3 godine 6. Općenito o radnim odnosima 3 godine XII. RJEŠAVANJE PITANJA HRVATSKIH BRANITELJA DOMOVINSKOG RATA 1. Rješavanje stambenih pitanja Hrvatskih branitelja 3 godine XIII. TERITORIJALNA PODJELA 1. Granice područja općine Trajno 2. Općenito o teritorijalnoj podjeli 3 godine XIV. NASELJA 1. Primjena imena naselja, ulica gradova Trajno 2. Općenito o naseljima 3 godine XV. IZBORI 1. Utvrđivanje izbornih jedinica 5 godine 2. Izbor zastupnika u sabor Trajno 3. Dokumentacija o izboru vijećnika u skupštinu županije, općinska vijeća i vijeća mjesnih odbora Trajno Stranica 2670 - Broj 19 “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” 31. prosinca 2012.

Članak 37.

4. Imenovanje povjerenstva za provedbu izbora Trajno 5. Dokumentacija izbornih povjerenstava 5 godina 6. Financiranje izbora i osiguranje sredstava 5 godina 7. Glasački listići 1 godina 8. Općenito o izborima 3 godine XVI. NEKRETNINE I POKRETNINE 1. Zemljište i zgrade u vlasništvu Općine Trajno 2. Etažno vlasništvo Trajno 3. Kapitalna sredstva Trajno 4. Nabavka sredstava i opreme Trajno 5. Održavanje zgrada i objekata i opreme 5 godina 6. Općenito o nekretninama i pokretninama 3 godine XVII. NAGRADE I PRIZNANJA 1. Komisija za dodjelu nagrada i priznanja 3 godine 2. Prijedlozi inicijative za dodjelu nagrada i priznanja 3 godine 3. Odluke o dodijeli nagrada i priznanja Trajno 4. Općenito o nagradama i priznanjima 3 godine XVIII. ODNOSI S JAVNOŠĆU 1. Priopćenja i obavijesti za javnost 1 godina 2. Protokol 1 godina 3. Pozivnice 1 godina 4. Uvezeni novinski članci Trajno 5. Općenito o odnosima s javnošću 3 godine XIX. KOMUNALNI POSLOVI 1. Rješenja iz ovlasti prometa 2 godine 2. Rješenja o korištenju, prekopu, uzurpiranju i sl. javnih površina 2 godine 3. Rješenje o utvrđivanju visine komunalne naknade 3 godine 4. Rješenje o visini komunalnog doprinosa Trajno 5. Spisi u vezi komunalnog reda 3 godine 6. Općenito o komunalnim poslovima 3 godine XX. STAMBENI ODNOSI 1. Najam stanova 5 godina 2. Potvrde i uvjerenja 3 godine 3. Općenito o stambenim odnosima 3 godine XXI. IMOVINSKO – PRAVNI POSLOVI 1. Spisi o prodaji nekretnina Trajno 2. Spisi o zamjeni nekretnina Trajno 3. Spisi o zakupu nekretnina Trajno 4. Spisi o procjeni nekretnina Trajno 5. Općenito o imovinsko – pravnim poslovima 3 godine XXII. OPĆINSKO VIJEĆE I POGLAVARSTVO 1. Pozivi za sjednice s prilozima 5 godina 2. Zapisnici sa sjednica s prilozima Trajno 3. Verifikacija mandata 5 godina 4. Svečane prisege 5 godina 5. Odluke o imenovanju komisija i radnih tijela 5 godina 6. Pozivi za sjednice, komisija s prilozima 5 godina 7. Zapisnici o radu sjednica komisija s prilozima Trajno 8. Odluke i zaključci Općinskog vijeća Trajno 9. Općenito o Općinskom vijeću 3 godine XXIII. MJESNI ODBOR 1. Organizacija mjesnog odbora Trajno 2. Programi i planovi rada mjesnog odbora 3 godine 3. Općenito o mjesnom odboru 3 godine XXIV. SOCIJALNA ZAŠTITA 1. Informacije iz oblasti socijalne zaštite 3 godine 2. Zahtjevi za socijalnu pomoć 3 godine 3. Razni dopisi iz oblasti socijalne zaštite 3 godine 4. Općenito o socijalnoj zaštiti 3 godine XXV. NAKLADNIŠTVO I OSTALO 1. Monografija Trajno 2. Glasilo Općine Šenkovec Trajno 3. Javna priznanja Općine Šenkovec Trajno 4. Brošure, razglednice i slični tiskani materijal Trajno 5. Ostali spisi vezani uz nakladništvo 3 godine XXVI. OBJAVA AKATA 1. Objavljivanje odluka vijeća, komisija, načelnika i općinske uprave Trajno XXVII. GRADIVO POHRANJENO NA NEKONVENCIONALNIM MEDIJIMA Određena građa pretežito vezana uz računovodstveno, knjigovodstveno poslovanje može se čuvati pohranjena na nekonvencionalnim medijima.

Članak 37.

1. Glavna financijska knjiga 2. Dnevnik financijskog knjigovodstva 3. Knjiga analitičkog knjigovodstva 4. Evidencija ulaznih i izlaznih računa 5. Obavijesti o izvodu otvorenih stavaka 6. Evidencija o isplati osobnih dohodaka – isplatne liste 7. Obračunski listovi osobnih dohodaka 8. Godišnje porezne kartice zaposlenika 9. Obračun naknade bolovanja 10. Obračun plaćenih poreza i doprinosa na dohodak 11. Obračun naknada, dnevnice, autorskih ugovora i ugovora o djelu 12. Rješenja komunalne naknade 13. Izlazne fakture komunalne naknade za pravne osobe i obrte 14. Izrada opomena 15. Izrada izvoda otvorenih stavaka 16. Knjiga dugotrajne imovine 17. Knjiga sitnog inventara 18. Monografija Općine Šenkovec 31. prosinca 2012. “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” Broj 19 - Stranica 2671 AKTI OPĆINSKOG VIJEĆA