Pravilnik o obradi i zaštiti osobnih podataka

4. Na temelju članka 3. st. 1. Opće uredbe o zaštiti podataka (EU) 2016/679 i čl. 44. Statuta Općine Kotoriba („Službeni glasnik Međimurske županije“ 2/18), načelnik Općine Kotoriba dana 6. rujna 2018., donosi PRAVILNIK o obradi i zaštiti osobnih podataka I. OPĆE ODREDBE
Članak 1. U postupku obrade osobnih podataka i zaštite pojedinaca u pogledu obrade osobnih podataka i pravila povezana sa slobodnim kretanjem osobnih podataka Općina Kotoriba (u daljnjem tekstu: Općina) obveznik je primjene Opće uredbe o zaštiti podataka (EU) 2016/679 (dalje u tekstu: Opća uredba). 28. rujna 2018. “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” Broj 14 - Stranica 3081

Članak 2.

Članak 2. Sukladno čl. 4. točke 7. Opće uredbe Općina je voditelj obrade osobnih podataka koja određuje svrhu i sredstva obrade osobnih podataka u skladu s nacionalnim zakonodavstvom i/ili pravom EU.
Članak 3. U skladu s Općom uredbom pojedini izrazi u ovom Pravilniku imaju sljedeće značenje: „osobni podatak“ označava sve podatke koji se odnose na pojedinca čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi („ispitanik”); pojedinac čiji se identitet može utvrditi jest osoba koja se može identificirati izravno ili neizravno, osobito uz pomoć identifikatora kao što su ime, identifikacijski broj, podaci o lokaciji, mrežni identifikator ili uz pomoć jednog ili više čimbenika svojstvenih za fizički, fiziološki, genetski, mentalni, ekonomski, kulturni ili socijalni identitet tog pojedinca; „obrada” znači svaki postupak ili skup postupaka koji se obavljaju na osobnim podacima ili na skupovima osobnih podataka, bilo automatiziranim bilo neautomatiziranim sredstvima kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje „sustav pohrane” znači svaki strukturirani skup osobnih podataka dostupnih prema posebnim kriterijima, bilo da su centralizirani, decentralizirani ili raspršeni na funkcionalnoj ili zemljopisnoj osnovi; „voditelj obrade” znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje samo ili zajedno s drugima određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka;

Članak 3.

kada su svrhe i sredstva takve obrade utvrđeni pravom Unije ili pravom države članice, voditelj obrade ili posebni kriteriji za njegovo imenovanje mogu se predvidjeti pravom Unije ili pravom države članice; „primatelj” znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo kojem se otkrivaju osobni podaci, neovisno o tome je li on treća strana; „treća strana” znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje nije ispitanik, voditelj obrade, izvršitelj obrade ni osobe koje su ovlaštene za obradu osobnih podataka pod izravnom nadležnošću voditelja obrade ili izvršitelja obrade; „privola ispitanika“ znači svako dobrovoljno, posebno, informirano i nedvosmisleno izražavanje želja ispitanika kojim on izjavom ili jasnom potvrdnom radnjom daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose; „povreda osobnih podataka” znači kršenje sigurnosti koje dovodi do slučajnog ili nezakonitog uništenja, gubitka, izmjene, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa osobnim podacima koji su preneseni, pohranjeni ili na drugi način obrađivani; „pseudonimizacija” znači obrada osobnih podataka na način da se osobni podaci više ne mogu pripisati određenom ispitaniku bez uporabe dodatnih informacija, pod uvjetom da se takve dodatne informacije drže odvojeno te da podliježu tehničkim i organizacijskim mjerama kako bi se osiguralo da se osobni podaci ne mogu pripisati pojedincu čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi.

Članak 4.

Članak 4. Osobne podatke fizičkih osoba Općina obrađuje zakonito, pošteno i transparentno. Obrađuju se samo primjereni i relevantni osobni podaci i to isključivo u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne obrađuju na način koji nije u skladu s tim svrhama. Osobni podaci koje Općina obrađuje trebaju biti točni te se po potrebi ažuriraju. Osobni podaci koji nisu točni bez odlaganja se brišu ili ispravljaju. Općina osobne podatke obrađuje isključivo na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih i organizacijskih mjera. Općina osobne podatke čuva samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju. Iznimno, osobni podaci mogu se pohraniti i na dulja razdoblja, ali samo ako će se isti obrađivati isključivo u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe. II. OBRADA OSOBNIH PODATAKA

Članak 5.

Članak 5. Općina osobne podatke obrađuje samo i u onoj mjeri ako je ispunjen jedan od sljedećih uvjeta: − da je ispitanik dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha − da je obrada nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka − da je obrada nužna radi poštovanja pravnih obveza Općine − da je obrada nužna kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe − da je obrada nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju javnih ovlasti Općine − da je obrada nužna za potrebe legitimnih interesa Općine ili treće strane, osim u slučaju kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je ispitanik dijete.

Članak 6.

Članak 6. Privola kojom ispitanik Općini daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose jest dobrovoljna, u pisanom obliku s lako razumljivim, jasnim i jednostavnim jezikom, jasno naznačenom svrhom za koju se daje i bez nepoštenih uvjeta. Ako se radi o obradi osobnih podataka djeteta ispod dobne granice od 16 godina, privolu na način opisanom u stavku 1. ovog članka daje nositelj roditeljske odgovornosti nad djetetom (roditelj ili zakonski skrbnik djeteta).
Članak 7. U postupku obrade osobnih podataka Općina na odgovarajući način (pisano ili izravno usmeno) ispitaniku pruža sve informacije vezano uz obradu njegovih osobnih podataka, a osobito o svrsi obrade podataka, pravnoj osnovu za obradu podataka, legitimnim interesima Općine, namjeri predaji osobnih podataka trećim osobama, razdoblju u kojem će osobni podaci biti pohranjeni, o postojanju prava ispitanika na pristup Stranica 3082 - Broj 14 “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” 28. rujna 2018. osobnim podacima te na ispravak ili brisanje osobnih podataka i ograničavanje obrade, prava na ulaganje prigovora i dr. III. PRAVA ISPITANIKA

Članak 8.

Članak 8. Općina će odmah, a najkasnije u roku od mjeseca dana od dana podnošenja zahtjeva ispitanika ili njegovog zakonskog zastupnika ili punomoćnika: − informirati ispitanika o svrsi obrade njegovih osobnih podataka, kategorijama osobnih podataka koji se obrađuju, o primateljima ili kategorijama primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni, predviđenom razdoblju u kojem će osobni podaci biti pohranjeni te u slučaju kada se osobni podaci ne prikupljaju od ispitanika o njihovu izvoru − dostaviti ispitaniku ispis osobnih podataka sadržanih u sustavu pohrane koji se na njega odnose − ispraviti netočne podatke ili podatke dopuniti − provesti brisanje osobnih podataka koji se na ispitanika odnose pod uvjetom da osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni ili ako ispitanik povuče privolu na kojoj se obrada temelji. Rok iz st. 1. ovog članka može se prema potrebi produljiti za dodatna dva mjeseca, uzimajući u obzir složenost i broj zahtjeva. Općina obavješćuje ispitanika o svakom takvom produljenju u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva, zajedno s razlozima odgađanja. Ako je zahtjev ispitanika podnesen elektroničkim putem, Općina informaciju pruža elektroničkim putem ako je to moguće, osim ako ispitanik zatraži drugačije. O razlozima odbijanja zahtjeva ispitanika iz st. 1. ovog članka. Općina će bez odgađanja, a najkasnije jedan mjesec od primitka zahtjeva, izvijestiti ispitanika o razlozima odbijanja zahtjeva.

Članak 9.

Članak 9. Općina informacije pružene u skladu sa čl. 8. pruža bez naknade. Iznimno, ako su zahtjevi ispitanika očito neutemeljeni ili pretjerani Općina će naplatiti razumnu naknadu uzimajući u obzir administrativne troškove pružanja informacija ili obavijesti.
Članak 10. Ispitanik koji smatra da je Općina povrijedila neko njegovo pravo zajamčeno Općom uredbom ima pravo podnijeti zahtjev za utvrđivanje povrede prava nadležnom tijelu. IV. SUSTAV POHRANE
Članak 11. Općina vodi evidenciju o vrstama osobnih podataka koje prikuplja i obrađuje te istu redovito ažurira. Općina prikuplja i obrađuje sljedeće vrste osobnih podataka: - osobni podaci zaposlenika Općine - osobni podaci članova Općinskog vijeća - osobni podaci obveznika komunalnih naknada - osobni podaci obveznika naknada za groblje - osobni podaci studenata korisnika stipendija i jednokratnih pomoći - osobni podaci korisnika poticaja za uređenje nekretnina - osobni podaci zakupnika poljoprivrednog zemljišta u državnom vlasništvu.

Članak 12.

Članak 12. Za osobne podatke navedene u članku 11. ovog članka Općina vodi evidenciju aktivnosti. Evidencija aktivnosti obrade sadrži najmanje sljedeće podatke: − ime i kontaktne podatke Općine, općinskog načelnika i službenika za zaštitu podataka − svrhu obrade − opis kategorija ispitanika i kategorija osobnih podataka; − kategorije primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni − predviđene rokove za brisanje različitih kategorija podataka − opći opis tehničkih i organizacijskih sigurnosnih mjera za zaštitu podataka.

Članak 13.

Članak 13. Obradu osobnih podataka provode službenici Jedinstvenog upravnog odjela Općine, sukladno ovlastima radnih mjesta na koje su raspoređeni. V. SLUŽBENIK ZA ZAŠTITU PODATAKA
Članak 14. Općina imenuje službenika za zaštitu podataka. Kontakt podaci službenika za zaštitu podataka dostupni su na web stranici Općine. Službenik za zaštitu podataka obavlja poslove informiranja i savjetovanja odgovornih osoba Općine i njezinih zaposlenika koji neposredno obavljaju obradu osobnih podataka o njihovim obvezama iz Opće uredbe, prati poštivanje Uredbe te drugih odredaba Unije ili države članice o zaštiti, omoguće prava ispitanika te surađuje s nadzornim tijelom. Službenik za zaštitu podataka dužan je čuvati povjerljivost svih informacija koje sazna u obavljanju svoje dužnosti. VI. MJERE ZA ZAŠTITU OSOBNIH PODATAKA

Članak 15.

Članak 15. Da bi se izbjegao neovlašteni pristup osobnim podacima, podaci u pisanom obliku čuvaju se u registratorima, u zaključanim ormarima, a podaci u računalu zaštićuju se dodjeljivanjem korisničkog imena i lozinke koja je poznata samo zaposlenicima zaduženim za obradu podataka, te se radi daljnje sigurnosti i tajnosti pohranjuju na prenosive memorije.
Članak 16. Općina će po potrebi, a posebice prilikom objave podataka koji bi se mogli pripisati određenom ispitaniku provoditi pseudonimizaciju kao jednu od tehničkih mjera zaštite osobnih podataka. 28. rujna 2018. “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” Broj 14 - Stranica 3083

Članak 17.

Članak 17. Osobe zadužene za obradu osobnih podataka odgovorne su za zaštitu osobnih podataka od slučajnog gubitka ili uništenja, od nedopuštenog pristupa ili nedopuštene promjene, nedopuštenog objavljivanja i svake druge zlouporabe. VII. ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 18. Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objave u „Službenom glasniku Međimurske županije“. NAČELNIK OPĆINE KOTORIBA KLASA: 008-1/18-02/5 URBROJ: 2109-9-18-1 Kotoriba, 6. rujna 2018. NAČELNIK Ljubomir Grgec, v.r. AKTI OPĆINSKOG VIJEĆA