Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva Zavoda za prostorno uređenje Međimurske županije

1. Temeljem članka 5. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“ br. 105/97., 64/00. i 65/09.), članka 17. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva („Narodne novine“ br. 63/04. i 106/07), članka 11. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva („Narodne novine“ br. 90/02.), članka 18. Statuta Zavoda za prostorno uređenje Međimurske županije ŽUPANIJE („Službeni glasnik Međimurske županije“ br. 8/12.), Upravno vijeće Zavoda za prostorno uređenje Međimurske županije na 5 sjednici održanoj 25.02.2013. godine donijelo je: PRAVILNIK o zaštiti i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva Zavoda za prostorno uređenje Međimurske županije Stranica 1228 - Broj 6 “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” 17. travnja 2013. I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Članak 1. Ovim se pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskoga i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Zavoda za prostorno uređenje Međimurske županije (u daljnjem tekstu: Zavod) kao i predaja gradiva nadležnom arhivu. Sastavni dio ovoga Pravilnika predstavlja u privitku Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva s rokovima čuvanja, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju Zavoda.

Članak 2.

Članak 2. Cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Zavoda od interesa je za Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu bez obzira je li registrirano ili evidentirano. Nadzor nad zaštitom cjelokupnog arhivskoga i registraturnog gradiva Zavoda obavlja Državni arhiv za Međimurje (u daljnjem tekstu: DAM), te se u tom smislu obvezuju na suradnju sve osobe odgovorne i zadužene za gradivo.
Članak 3. Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika: Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije gradiva (predmet, dosje, spis, periodički definiran upisnik, zapisnik…). Knjiga pismohrane je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i količinama. Arhivskim (registraturnim) gradivom smatra se cjelokupna dokumentacija nastala radom ili u posjedu Zavoda, bez obzira je li ili nije evidentirana kroz službene evidencije (npr. dokumentacija nastala u uredskom poslovanju, službenom poslovanju, evidencije…). Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao. Konvencionalno gradivo je gradivo za čije isčitavanje nisu potrebni posebni uređaji. Nekonvencionalno gradivo je ono za čije su isčitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u. Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva temeljem utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje. Odgovorna osoba za pismohranu je osoba određena Pravilnikom o unutarnjem ustrojstvu i načinu rada Zavoda za prostorno uređenje Međimurske županije.

Članak 3.

Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama Zavoda, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja. Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD…) Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane. Zbirna evidencija gradiva (Sumarni popis) je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Zavoda, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.

Članak 4.

Članak 4. Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Zavoda predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti. II. OBVEZE STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA
Članak 5. Zavod kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužan je: • savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje DAM-u, • dostavljati na zahtjev DAM-a popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim, • pribavljati mišljenje DAM-a prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo, • redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva, • redovito periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja, • omogućiti ovlaštenim djelatnicima DAM-a obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva. Zavod je također dužan izvijestiti DAM o svakoj svojoj promjeni statusa i ustrojstva radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom. III. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA

Članak 6.

Članak 6. Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Zavoda, prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u pismohrani.
Članak 7. U okviru uredovanja pismohrane vodi se: a) Knjiga pismohrane, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registratrunog gradiva u pismohranu, (obrazac 12 NN/Ulazna knjiga s podacima…). b) Zbirna evidencija o gradivu, organizirana kao popis arhivskih jedinica gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskog i registraturnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu Zavoda. Zbirna evidencija (Sumarni popis) sadržava sljedeće podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količina, nosač, rok čuvanja, napomena.

Članak 8.

Članak 8. Prijepisi (preslici) Knjige pismohrane i Zbirne evidencije gradiva iz prethodnoga članka, dostavljaju se DAM-u redovito jednom godišnje. III./1. Konvencionalno gradivo
Članak 9. Riješeni predmeti i dovršeni spisi (dalje: gradivo) stavljaju se u za to određene omote, fascikle, registratore, arhivske 17. travnja 2013. “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” Broj 6 - Stranica 1229 kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape (fascikle s preklopom) i slične tehničke arhivske jedinice. Svaki zaposlenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže. Svaki zaposlenik koji je zadužen za gradivo do predaje u pismohranu, dužan ga je tijekom godine odlagati po utvrđenom planu koji odgovara naravi posla te ga svrstavati u odgovarajuće arhivske jedinice. Na svaku arhivsku jedinicu, ispisuju se sljedeći podaci: naziv institucije, ustrojstvena jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici, rok čuvanja gradiva.

Članak 10.

Članak 10. Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u pismohranu u sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama, te uz popis jedinica gradiva obuhvaćenog primopredajnim zapisnikom. Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni zaposlenici koji predaju gradivo i odgovorna osoba za rad pismohrane. Primopredajni zapisnik izrađuje se u dva primjerka, od kojih jedan čuva zaposlenik koji predaje gradivo, a drugi odgovorna osoba za rad pismohrane. Odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužan je pregledati sve preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.

Članak 11.

Članak 11. Po prijemu i obradi arhivskog i registraturnog gradiva na način propisan u odredbama ovoga Pravilnika, gradivo se raspoređuje na police, odnosno ormare, u odgovarajućim prostorijama pismohrane. Arhivsko i registraturno gradivo u pismohrani razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja. Nakon smještanja gradiva jednog godišta na police i u ormare, obavlja se numeriranje arhivskih jedinica. III/2. Nekonvencionalno gradivo
Članak 12. Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava. Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija te postupak obnove podataka u slučaju greške ili gubitka podataka. Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 13.

Članak 13. Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa. Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega. Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost. Arhivske se kopije predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje. Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij vrši se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen. IV. KORIŠTENJE GRADIVA

Članak 14.

Članak 14. Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani. Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe za rad pismohrane, odnosno zaposlenika zaduženog za pismohranu. Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala. Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuće potvrde (reversa) i obaveznog upisa u Knjigu posudbe, dok je za uvid i izdavanje kopije potreban samo upis u evidenciju.

Članak 15.

Članak 15. Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku naznačenom u reversu. Revers se izdaje u tri primjerka. Jedan primjerak potvrde (reversa) ostavlja se na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, a treći primjerak dobiva zaposlenik, odnosno korisnik gradiva. Poslije korištenja gradivo se obavezno vraća na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava.
Članak 16. Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji temeljem zakona i propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se temeljem pismene zamolbe tražitelja. Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje čl. 8 Zakona o pravu na pristup informacijama (NN broj 172/03).

Članak 17.

Članak 17. Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novog gradiva u pismohranu, vrši se provjera je li tijekom Stranica 1230 - Broj 6 “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” 17. travnja 2013. godine posuđeno gradivo vraćeno u pismohranu. Nadzor obavlja odgovorna osoba za rad pismohrane. Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno, odgovorna osoba za rad pismohrane, traži povrat gradiva. Korisnik gradiva pismeno potvrđuje, uz supotpis odgovorne osobe ustrojstvene jedinice, ukoliko mu zaduženo gradivo treba i u sljedećoj godini. V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA

Članak 18.

Članak 18. Redovito, a najkasnije 5 godina od posljednjega provedenog postupka, obavlja se odabiranje arhivskoga i izlučivanje onog dijela registraturnoga gradiva kojem je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u pismohrani pravovremeno oslobodio prostor za prirast novog gradiva. Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se samo ukoliko je gradivo sređeno i popisano sukladno članku 7. točka b, te člancima 11. i 13. ovoga Pravilnika. Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se temeljem Pravilnika o vrednovanju (NN broj 90/02), te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva kao i Posebnoga popisa iz čl. 1. st. 2. ovoga Pravilnika, na kojega suglasnost daje DAM.

Članak 19.

Članak 19. Rokovi čuvanja navedeni u popisu iz čl. 1. st. 2. ovoga Pravilnika počinju teći: • kod uredskih knjiga i evidencija - od kraja godine posljednjega upisa, • kod mišljenja i suglasnosti - od dana kad su izdani, • kod računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije - od dana prihvaćanja završnog računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi, • kod personalnih listova - od godine osnutka personalnog lista, • kod ostalog gradiva - od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.
Članak 20. Postupak za izlučivanje registraturnoga gradiva pokreće odgovorna osoba Zavoda. Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučivati, starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl. Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlaže zašto se predlaže za izlučivanje i uništenje (npr. istekao rok čuvanja sukladno Posebnom popisu iz članka 1. st. 2, ovog Pravilnika, nepotrebno za daljnje poslovanje, statistički obrađeno i sl.).

Članak 21.

Članak 21. Prema potrebi, u pripremi izlučivanja može sudjelovati i stručni djelatnik DAM.
Članak 22. Popis gradiva predloženog za izlučivanje te potpisan od odgovorne osobe Zavoda dostavlja se DAM-u. DAM izdaje rješenje kojim može predloženo gradivo za izlučivanje u cijelosti odobriti, ili djelomično ili u cijelosti odbiti.
Članak 23. Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz prethodnoga članka, odgovorna osoba donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja dotičnoga gradiva. O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik, kojega se jedan primjerak dostavlja DAM-u.

Članak 24.

Članak 24. Ukoliko gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se obavezno provodi na način da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.
Članak 25. Izlučivanje registraturnoga gradiva bilježi se u Knjizi pismohrane, odnosno u Zbirnoj evidenciji gradiva u pismohrani, s naznakom broja i datuma rješenja DAM-a o odobrenju izlučivanja. VI. PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU
Članak 26. Arhivsko gradivo Zavoda predaje se DAM-u temeljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN broj 107/97, i 64/00) i Pravilnika o predaji arhivskoga gradiva arhivima (NN broj 90/02). Javno arhivsko gradivo predaje se DAM-u u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka. Gradivo se može predati i prije isteka toga roka, ako se o tome sporazume imatelj i DAM, ili ako je to nužno radi zaštite gradiva. Arhivsko gradivo Zavoda predaje se tek nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje. O predaji arhivskog gradiva Zavoda DAM sastavlja se Zapisnik čiji je sastavni dio popis predanoga gradiva. Svi troškovi predaje arhivskog i registraturnog gradiva padaju na teret predavatelja arhivskog gradiva. VII. ZAPOSLENICI VEZANI UZ RAD PISMOHRANE

Članak 27.

Članak 27. Zavod je dužan imati odgovornu osobu za rad pismohrane.
Članak 28. Odgovorna osoba za rad pismohrane mora imati najmanje srednju stručnu spremu, kao i položen stručni ispit za djelatnika u pismohrani, sukladno Pravilnik o stručnom osposobljavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama (NN 93/04). Ukoliko zaposlenik iz st. 1. ovoga članka nema položen stručni ispit, dužan ga je položiti u roku 1 godine od dana stupanja na ovaj posao. 17. travnja 2013. “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” Broj 6 - Stranica 1231

Članak 29.

Članak 29. Odgovorna osoba za rad pismohrane obavlja sljedeće poslove: • sređivanje i popisivanje gradiva, • osiguranje materijalno-fizičke zaštite gradiva, • odabiranje arhivskoga gradiva, • izlučivanje registraturnog gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja, • priprema predaje arhivskoga gradiva DAM-u, • izdavanje gradiva na korištenje te vođenje evidencija o tome.
Članak 30. Odgovorna osoba za rad pismohrane dužna je u svome radu pridržavati se etičkog kodeksa arhivista, a posebice: • čuvati integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti, • dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih, • poštivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošću podataka i zaštitom privatnosti i postupati unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi, • osobito povjerenje koje mu je povjereno koristiti na dobro sviju i ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu korist, • nastojati postići najbolju stručnu razinu sustavno i stalno obnavljajući svoje znanje s područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava.

Članak 31.

Članak 31. Prilikom raspoređivanja na druge poslove ili raskida radnog odnosa odgovorna osoba za rad pismohrane, dužna je izvršiti primopredaju arhivskoga i registraturnog gradiva s osobom koja preuzima pismohranu. VIII. PROSTOR PISMOHRANE
Članak 32. Zavod je dužan osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu arhivskoga i registraturnog gradiva. Materijalna (fizičko-tehnička) zaštita arhivskoga i registraturnog gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka. Materijalna zaštita osigurava se: • obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi, • redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i odloženoga gradiva te prozračivanjem prostorija, • održavanjem odgovarajuće temperature (16-20 °C) i vlažnosti (45-55%), • redovitim otklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva.

Članak 33.

Članak 33. Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva Zavoda smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda. Sve instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom. U prostorijama pismohrane strogo je zabranjeno pušenje.

Članak 34.

Članak 34. Prostorije pismohrane moraju imati odgovarajući inventar kao što su metalne police, ormari, police, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i dr. Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata, te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah.
Članak 35. Pristup u pismohranu dozvoljen je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane. Brigu o uređenju pismohrane te nadzor nad radom u pismohrani provodi odgovorna osoba Zavoda. IX. ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 36. Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja Zavoda i njezinih prednika obvezne su postupati u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima te odredbama ovog Pravilnika.

Članak 37.

Članak 37. Izmjene i dopune ovoga Pravilnika donose se na način i po postupku utvrđenim za njegovo donošenje.
Članak 38. Za sva pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i registraturnog gradiva.
Članak 39. Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva Zavoda primjenjuje se po pribavljenom odobrenju DAM-a.
Članak 40. Ravnatelj Zavoda, u skladu s odredbama ovog Pravilnika, utvrdit će u Planu klasifikacijskih oznaka stvaratelja i primatelja akata, vrijeme čuvanja u skladu s Posebnim popisom iz članka 1. stavka 2. ovog Pravilnika.

Članak 41.

Članak 41. Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana nakon objave u “Službenom glasniku Međimurske županije”. Stranica 1232 - Broj 6 “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” 17. travnja 2013. UPRAVNO VIJEĆE ZAVODA ZA PROSTORNO UREĐENJE MEĐIMURSKE ŽUPANIJE KLASA: 023-01/13-01/1 URBROJ: 2109-18/1-13-01 Čakovec, 25. veljače 2012. PREDSJEDNICA Upravnog vijeća Tatjana Vadas, v. r. Rješenjem Državnog arhiva za Međimurje dana je suglasnost na Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva Zavoda za prostorno uređenje Međimurske županije i na Poseban popis s rokovima čuvanja, Klasa: UP/I-612-06/13-03/02, URBROJ: 2109-16-13-03 od 14.03.2013. godine. POSEBAN POPIS GRADIVA Zavoda za prostorno uređenje Međimurske županije i njezinih prednika s rokovima čuvanja Rok Vrsta gradiva čuvanja 1. Opći poslovi OPĆI POSLOVI Urudžbeni zapisnici, upisnici i druge knjige Trajno koje imaju karakter upisnika Zbirni popis gradiva, popis gradiva u Trajno pismohrani, Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva te Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja (zajedno sa suglasnošću tj. odobrenjem nadležnog arhiva), zapisnici o izlučivanju (s popisom gradiva), zapisnici o predaji gradiva nadležnom arhivu (s popisom gradiva), rješenja o mjerama zaštite gradiva, zapisnici o stručnom nadzoru nad gradivom Evidencija štambilja, pečata i žigova Trajno Okružnice i uputstva o postupcima u radu, Trajno dostavljene od nadležnih tijela Informacije, analize i uputstva u vezi s 10 godina primjenom zakonskih propisa Dostavne knjige, knjige za poštu i druge 5 godina pomoćne uredske knjige Predmeti o operativnim sastancima vezano uz 5 godina podršku obavljanju redovnim poslovima iz nadležnosti Inspekcijska izvješća i nalazi 5 godina Rješenja o honorarima, imenovanjima 3 godine privremenih komisija i druga tipizirana manje značajna rješenja, ukoliko nisu sastavni dio predmeta Zamolbe, predstavke i pritužbe građana i 3 godine drugih pravnih subjekata, te prepiske u svezi istog.

Članak 41.

Korespondencija s drugim institucijama, 2 godine pravnim subjektima i fizičkim osobama INFORMACIJSKO-DOKUMENTACIJSKO PODRUČJE Službeni listovi, časopisi i brošure u izdanju Trajno županije Ostala izdanja koja se zaprimaju 3 godine Katalog informacija Trajno Upisnik predmeta s osnove Zakona o pravu na Trajno pristup informacijama Predmeti traženih informacija s osnove Zakona 5 godina o pravu na pristup informacijama UPRAVNO VIJEĆE Popis članova Trajno Predmeti s konstituirajućih sjednica Trajno Poziv za sjednicu s prilozima Trajno Zapisnici sa sjednica s prilozima Trajno Usvojeni predmeti, odluke ili zaključci sa Trajno sjednica Vijećnička pitanja i odgovori na pitanja 10 godina Statut Trajno Poslovnici o radu Trajno Ostali normativni akti Trajno Registar općih akata Trajno Program rada i izvješća Trajno Rješenja o rasporedu sredstava naknade za 5 godina nazočnost na sjednicama, kao i o drugim naknadama RAD I RADNI ODNOSI Zasnivanje i prestanak radnog odnosa Matične knjige djelatnika Trajno Osobni dosjei djelatnika Trajno/50 godina Registri djelatnika Trajno Evidencija radnih knjižica djelatnika Trajno Evidencije iz radnih odnosa (vježbenici, Trajno stipendisti i dr.) Statistička izvješća iz radnih odnosa 10 godina Predmeti u svezi zasnivanja radnog odnosa, 10 godina rasporeda službenika i namještenika, te prestanku radnog odnosa Natječaji, oglasi, prijave na natječaj, izbor 5 godina kandidata i rješavanje prigovora Dopisivanje u svezi zapošljavanja vježbenika 5 godina Rješenja o zamjeni za vrijeme odsutnosti 5 godina djelatnika Civilna služba 5 godina Upiti, zamolbe, zahtjevi i dopisivanje u svezi 5 godina zapošljavanja i prestanka radnog odnosa Prigovori djelatnika (na radno mjesto, plaću i 5 godina dr.)

Članak 41.

17. travnja 2013. “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” Broj 6 - Stranica 1233 Nagrade za rad, novčane pomoći i otpremnine 5 godina Ugovori o djelu i autorski ugovori 5 godina Rješenja o skraćenom radnom vremenu 5 godina Rješenja o prekovremenom radu i dopunskom 5 godina radu Molbe i rješenja o korištenju godišnjeg odmora 3 godine Praktični rad učenika i studenata 3 godine Ostale evidencije o djelatnicima (izostanci, 3 godine zakašnjenja, bolovanja) Molbe i rješenja o plaćenom i neplaćenom 3 godine dopustu Plan korištenja godišnjih odmora 3 godine Zdravstveno i mirovinsko osiguranje Prijave i odjave djelatnika kod Zavoda 70 godina mirovinskog osiguranja Prijave i odjave djelatnika kod Zavoda 70 godina zdravstvenog osiguranja Evidencija popunjenih obrazaca za izdavanje 6 godina zdravstvenih iskaznica Upiti, zahtjevi, zamolbe i ostalo dopisivanje 6 godina u svezi ostvarivanja prava iz zdravstvenog i mirovinsko-invalidskog osiguranja Dokumentacija u svezi dječjeg doplatka 3 godine Disciplinska i materijalna odgovornost Predmeti disciplinskog postupka 5 godina Predmeti u svezi s pokretanjem kaznenog 5 godina postupka kod nadležnog suda Predmeti u svezi s materijalnom odgovornošću 5 godina djelatnika Ostala dokumentacija u svezi s radnim 5 godina sporovima Stručno osposobljavanje, usavršavanje, specijalizacije, prekvalifikacije Evidencije o položenim stručnim ispitima Trajno Planovi obrazovanja i stručnog osposobljavanja Trajno djelatnika Programi tečajeva za stručno obrazovanje 10 godina djelatnika Predmeti u svezi specijalizacija, 10 godina prekvalifikacija i dr.

Članak 41.

Prijave za polaganje stručnih ispita i 5 godina dopisivanje Raspodjela plaće Odluke o vrednovanju poslova i radnih zadaća, Trajno koeficijentu ili vrijednosti boda Prijava podataka o isplaćenoj plaći 70 godina Odluka o raspodjeli sredstava za plaće 5 godina Predmeti u svezi plaće djelatnika 5 godina Izvješća o isplaćenim plaćama 3 godine Ostalo dopisivanje u svezi s raspodjelom plaće 3 godine Rješenja o naknadi za odvojeni život i putni 5 godina troškovi Odluka o regresu za godišnji odmor i o 5 godina vrijednosti toplog obroka 2. Prostorno uređenje Prostorni plan Županije s pripadajućom Trajno dokumentacijom (izrađivač Zavod) Izvješće o stanju u prostoru Međimurske Trajno županije (izrađivač Zavod) Prostorni planovi uređenja grada/općine s pripadajućom dokumentacijom (izrađivač Trajno Zavod) Prostorni planovi uređenja grada/općine s pripadajućom dokumentacijom Trajno (praćenje postupka izrade i donošenja) Izvješće o stanju u prostoru Općine (izrađivač Trajno Zavod) Izvješće o stanju u prostoru Općine Trajno Generalni urbanistički plan grada Čakovca s pripadajućom dokumentacijom Trajno (praćenje postupka izrade i donošenja) Urbanistički planovi uređenja pripadajućom Trajno dokumentacijom (izrađivač Zavod)) Urbanistički planovi uređenja pripadajućom dokumentacijom (praćenje postupka izrade i Trajno donošenja) Detaljni planovi uređenja s pripadajućom dokumentacijom (praćenje postupka izrade i Trajno donošenja) Studije, projekti, planovi i programi Trajno Općenito o prostornom uređenju Trajno Sporazum o razmjeni, pristupanju i korištenju Trajno prostornih podataka Registar podataka u okviru informacijskog Trajno sustava Suradnja na projektima Trajno 3. Materijalno-financijsko poslovanje MATERIJALNO – FINANCIJSKO POSLOVANJE Proračun/financijski plan, završni račun Trajno proračuna/finanacijskog plana i odluka o izvršenju proračuna Izvještaj o izvršenju proračun/financijskog Trajno plana, rebalans proračuna Glavna knjiga financijskog knjigovodstva Trajno Konačni obračun plaća i isplatne liste Trajno Knjiga osnovnih sredstava Trajno Elaborati o popisu sredstava Trajno Poslovne knjige analitičkog knjigovodstva 11 godina Dnevnik financijsko-analitičkog knjigovodstva 11 godina Ostale poslovne knjige 11 godina Kreditni predmeti po odobrenim kreditima 11 godina Sudske administrativne zabrane 11 godina Inventurne liste 11 godina Državna revizija – nalaz 11godina Tromjesečni financijski planovi proračuna 7godina Knjigovodstvene isprave na temelju kojih se 7 godina vrše knjiženja Stranica 1234 - Broj 6 “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” 17. travnja 2013.

Članak 41.

Obračuni putnih troškova, izvješća sa 7 godina službenog putovanja Dokumentacija o osiguranju imovine 7 godina Periodični obračuni i periodični blagajnički 7 godina izvještaji i pomoćni obrasci pri raznim obračunima Nalozi za sve vrste isplata: računa, ugovora, 7 godina honorara, pretplata Police osiguranja 7 godina Putni računi (troškovi za službena putovanja) 7 godina Dokumentacija koja služi za obračun akontacije 7 godina i plaće Razna periodička izvješća i planovi za 3 godine razdoblja kraća od 1 godine Prijedlog i nacrt proračuna/financijskog plana, 1 godina te prijedlog završnog računa proračuna 4. Ostalo POSLOVI ZAŠTITE NA RADU, ZAŠTITE OD POŽARA, CIVILNE ZAŠTITE I SKLONIŠTA Evidencije o ozljedama na radu – čuva se Trajno sukladno Zakonu o zaštiti na radu (NN 59/1996) Godišnja i druga izvješća iz područja zaštite na Trajno radu i zaštite od požara Zapisnici i rješenja inspekcije zaštite na radu i Trajno osiguranje od požara Uvjerenja o osposobljavanju djelatnika za Trajno protupožarnu zaštitu i zaštitu na radu Program mjera zaštite na radu i zaštite od Trajno požara Predmeti o ozljedama na radu 70 godina Program osposobljavanja djelatnika iz područja 50 godina zaštite na radu i zaštite od požara Zapisnici o redovitim i izvanrednim pregledima 10 godina o stanju zaštite na radu i zaštite od požara, Dokumentacija u svezi s održavanjem i osiguravanjem objekata, instalacija i opreme 5 godina (atesti, jamstveni listovi i sl.) Upiti, zahtjevi i ostalo dopisivanje s područja 3 godine zaštite na radu i zaštite od požara “SLUŽBENI GLASNIK MEĐIMURSKE ŽUPANIJE” službeno je glasilo Međimurske županije, gradova Mursko Središće i Prelog, općina: Belica, Dekanovec, Domašinec, Donja Dubrava, Donji Kraljevec, Donji Vidovec, Goričan, Gornji Mihaljevec, Kotoriba, Mala Subotica, Nedelišće, Orehovica, Podturen, Pribislavec, Selnica, Strahoninec, Sveta Marija, Sveti Juraj na Bregu, Sveti Martin na Muri, Šenkovec, Štrigova i Vratišinec.

Članak 41.

IZDAJE: Međimurska županija, 40000 Čakovec, R. Boškovića 2, tel. (040) 374-201 - Odgovorna urednica: Doris Srnec, dipl. iur. - Priprema i tisak: Graphprint d.o.o., 40000 Čakovec, Bana Josipa Jelačića 22, tel. (040) 499-404, fax. (040) 492-651, [email protected] Godišnja pretplata za 2013 . godinu iznosi 330,00 kn, a uplaćuje se na poslovni račun broj 2392007- 1800020004 (poziv na broj 21-7404 - matični broj). “Službeni glasnik” objavljuje se i na WEB stranici Međimurske županije na adresi www.medjimurska-zupanija.hr