Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva Međimurske županije

134. Temeljem članka 5. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (“Narodne novine”, broj 105/97, 64/00 i 65/09), članka 17. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (“Narodne novine”, broj 63/04 i 106/07), članka 11. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (“Narodne novine”, broj 90/02), članka 37. Statuta Međimurske županije (“Službeni glasnik Međimurske županije”, broj 26/10), župan Međimurske županije donio je 3. listopada 2011. godine PRAViLNiK o zaštiti i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva Međimurske županije i. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Članak 1. Ovim se Pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskoga i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Međimurske županije i njenih prednika (u daljnjem tekstu: Županija) kao i predaja gradiva nadležnom arhivu. Sastavni dio ovoga Pravilnika predstavlja u privitku Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva s rokovima 15. studenoga 2011. Broj 19 - Stranica 1775 “ S L U Ž B E N I G L A S N I K M E Đ I M U R S K E Ž U PA N I J E ” čuvanja, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju Županije.

Članak 2.

Članak 2. Cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Županije od interesa je za Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu bez obzira je li registrirano ili evidentirano. Nadzor nad zaštitom cjelokupnog arhivskoga i registraturnog gradiva Županije obavlja Državni arhiv za Međimurje, (u daljnjem tekstu: DAM) te se u tom smislu obvezuju na suradnju sve osobe odgovorne i zadužene za gradivo.
Članak 3. Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika: Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko–sadržajna jedinica organizacije gradiva (predmet, dosje, spis, periodički definiran upisnik, zapisnik…). Knjiga pismohrane je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i količinama. Arhivskim (registraturnim) gradivom smatra se cjelokupna dokumentacija nastala radom ili u posjedu Županije, bez obzira je li ili nije evidentirana kroz službene evidencije (pr. dokumentacija nastala u uredskom poslovanju, službenom poslovanju, evidencije…). izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao. Konvencionalno gradivo je gradivo za čije isčitavanje nisu potrebni posebni uređaji. Nekonvencionalno gradivo je ono za čije su isčitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u. Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva temeljem utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje. Odgovorna osoba za pismohranu je osoba određena Pravilnikom o unutarnjem redu, pročelnik upravnog tijela u čijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takve ovlasti prenese pročelnik.

Članak 3.

Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama (poslovnim područjima) Međimurske županije, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja. Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD…) Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane. Zbirna evidencija gradiva (Sumarni popis) je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Županije, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.

Članak 4.

Članak 4. Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Županije predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti. ii. OBVEZE STVARATELJAi iMATELJA JAVNOGA ARHiVSKOG i REGiSTRATURNOG GRADiVA
Članak 5. Županija kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužna je: - savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje DAM, - dostavljati na zahtjev DAM popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim, - pribavljati mišljenje DAM prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo, - redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva, - redovito periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja, - omogućiti ovlaštenim djelatnicima DAM obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva. Županija je također dužna izvijestiti DAM o svakoj svojoj promjeni statusa i ustrojstva radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom. iii. PRiKUPLJANJE, OBRADA i ČUVANJE GRADiVA

Članak 6.

Članak 6. Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Županije, prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u pismohrani. Određene cjeline gradiva čuvaju se i obrađuju u drugoj ustrojstvenoj jedinici osim pismohrane, tj. u Upravnom odjelu za prostorno uređenje i gradnju, jer je to potrebno radi efikasnijeg i lakšeg poslovanja. Dislocirana ustrojstvena jedinica izvan pismohrane, koja čuva i obrađuje gradivo Upravnog odjela za prostorno uređenje, dužna je to gradivo evidentirati, te pismohrani redovito dostavljati podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje, radi upisa u Zbirnu evidenciju iz članaka 7. ovog Pravilnika i provođenja postupka odabiranja i izlučivanja.

Članak 7.

Članak 7. U okviru uredovanja pismohrane vodi se: a) Knjiga pismohrane, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog gradiva u pismohranu, (obrazac 12 NN/ Ulazna knjiga s podacima …). b) Zbirna evidencija o gradivu, organizirana kao popis arhivskih jedinca gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskog i registraturnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu Županije. Zbirna evidencija (Sumarni popis) sadržava slijedeće podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količina, nosač, rok čuvanja, napomena.

Članak 8.

Članak 8. Prijepisi (preslici) Knjige pismohrane i Zbirne evidencije gradiva iz prethodnoga članka, dostavljaju se DAM redovito jednom godišnje. iii/1.Konvencionalno gradivo
Članak 9. Riješeni predmeti i dovršeni spisi (dalje: gradivo) stavljaju se u za to određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape (fascikle s preklopom) i slične tehničke arhivske jedinice. Stranica 1776 - Broj 19 “ S L U Ž B E N I G L A S N I K M E Đ I M U R S K E Ž U PA N I J E ” 15. studenoga 2011. U dislociranoj ustrojstvenoj jedinici u kojoj je gradivo nastalo, ono se čuva najviše dvije godine od završetka predmeta, nakon čega se obavezno predaje u pismohranu, u sređenom stanju, tehnički opremljeno te popisano. Svaki čelnik upravnog tijela Županije odgovoran je za arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u njegovom poslovnom području. Pročelnik upravnog tijela Županije nadležan za opće poslove odgovoran je za arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u Županiji, od trenutka zaprimanja i obrade do predaje na daljnje čuvanje. Svaki zaposlenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže. Svaki zaposlenik koji je zadužen za gradivo do predaje u pismohranu, dužan ga je tijekom godine odlagati po utvrđenom planu koji odgovara naravi posla te ga svrstavati u odgovarajuće arhivske jedinice. Na svaku arhivsku jedinicu, ispisuju se sljedeći podaci: naziv institucije, ustrojstvena jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici, rok čuvanja gradiva.

Članak 10.

Članak 10. Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u pismohranu u sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama, te uz popis jedinica gradiva obuhvaćenog primopredajnim zapisnikom. Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni zaposlenici koji predaju gradivo i odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani. Primopredajni zapisnik izrađuje se u dva primjerka, od kojih jedan čuva ustrojstvena jedinica koja predaje gradivo, a drugi odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani. Odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužan je pregledati sve preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.

Članak 11.

Članak 11. Po prijemu i obradi arhivskog i registraturnog gradiva na način propisan u odredbama ovoga Pravilnika, gradivo se raspoređuje na police, odnosno ormare, u odgovarajućim prostorijama pismohrane. Arhivsko i registraturno gradivo u pismohrani razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja. Nakon smještanja gradiva jednog godišta na police i u ormare, obavlja se numeriranje arhivskih jedinica. iii/2.Nekonvencionalno gradivo
Članak 12. Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava. Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija te postupak obnove podataka u slučaju greške ili gubitka podataka. Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 13.

Članak 13. Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvornog hardverskog i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju).

Članak 14.

Članak 14. Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa. Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega. Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost. Arhivske se kopije predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje. Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij vrši se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen. iV. KORiŠTENJE GRADiVA

Članak 15.

Članak 15. Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani. Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe za rad pismohrane, odnosno zaposlenika zaduženog za pismohranu. 15. studenoga 2011. Broj 19 - Stranica 1777 “ S L U Ž B E N I G L A S N I K M E Đ I M U R S K E Ž U PA N I J E ” Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala. Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuće potvrde (reversa) i obaveznog upisa u Knjigu posudbe, dok je za uvid i izdavanje kopije potreban samo upis u evidenciju.

Članak 16.

Članak 16. Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku naznačenom u reversu. Revers se izdaje u tri primjerka. Jedan primjerak potvrde (reversa) ostavlja se na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, a treći primjerak dobiva zaposlenik, odnosno korisnik gradiva. Poslije korištenja gradivo se obavezno vraća na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava.
Članak 17. Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji temeljem zakona i propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se temeljem pismene zamolbe tražitelja. Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje članak 8. Zakona o pravu na pristup informacijama (“Narodne novine”, broj 172/03).

Članak 18.

Članak 18. Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novog gradiva u pismohranu, vrši se provjera je li tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u pismohranu. Nadzor obavlja odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani. Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno, odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, traži povrat gradiva. Korisnik gradiva pismeno potvrđuje, uz supotpis odgovorne osobe ustrojstvene jedinice, ukoliko mu zaduženo gradivo treba i u sljedećoj godini. V. POSTUPAK ODABiRANJA i iZLUČiVANJA GRADiVA

Članak 19.

Članak 19. Redovito, a najkasnije 5 godina od posljednjega provedenog postupka, obavlja se odabiranje arhivskoga i izlučivanje onog dijela registraturnoga gradiva kojem je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u pismohrani pravovremeno oslobodio prostor za prirast novog gradiva. Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se samo ukoliko je gradivo sređeno i popisano sukladno članku 7. točka b, te člancima 11. i 14. ovoga Pravilnika. Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se temeljem Pravilnika o vrednovanju (“Narodne novine”, broj 90/02), te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva kao i Posebnoga popisa iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika, na kojega suglasnost daje DAM.

Članak 20.

Članak 20. Rokovi čuvanja navedeni u popisu iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika počinju teći: - kod uredskih knjiga i evidencija - od kraja godine posljednjega upisa, - kod vođenja postupaka - od kraja godine u kojoj je postupak dovršen, - kod rješenja, dozvola, odobrenja, potvrda sa ograničenim trajanjem - od kraja godine u kojoj su rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti ili su se prestali primjenjivati, - kod računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije - od dana prihvaćanja završnog računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi, - kod personalnih listova - od godine osnutka personalnog lista, - kod ostalog gradiva - od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.

Članak 21.

Članak 21. Postupak za izlučivanje registraturnoga gradiva pokreće odgovorna osoba Županije. Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučivati, starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl. Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlaže zašto se predlaže za izlučivanje i uništenje (npr. istekao rok čuvanja sukladno Posebnom popisu iz članka 1. stavka 2, ovog Pravilnika, nepotrebno za daljnje poslovanje, statistički obrađeno i sl.).

Članak 22.

Članak 22. Prema potrebi, u pripremi izlučivanja može sudjelovati i stručni djelatnik DAM.
Članak 23. Popis gradiva predloženog za izlučivanje te potpisan od odgovorne osobe Županije dostavlja se DAM. DAM izdaje rješenje kojim može predloženo gradivo za izlučivanje u cijelosti odobriti, ili djelomično ili u cijelosti odbiti.
Članak 24. Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz prethodnoga članka, odgovorna osoba donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja dotičnoga gradiva. O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik, kojega se jedan primjerak dostavlja DAM.

Članak 25.

Članak 25. Ukoliko gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se obavezno provodi na način da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.
Članak 26. Izlučivanje registraturnoga gradiva bilježi se u Knjizi pismohrane, odnosno u Zbirnoj evidenciji gradiva u Stranica 1778 - Broj 19 “ S L U Ž B E N I G L A S N I K M E Đ I M U R S K E Ž U PA N I J E ” 15. studenoga 2011. pismohrani, s naznakom broja i datuma rješenja DAM o odobrenju izlučivanja. Vi. PREDAJA GRADiVA NADLEŽNOM ARHiVU

Članak 27.

Članak 27. Arhivsko gradivo Županije predaje se DAM temeljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (“Narodne novine”, broj 107/97 i 64/00) i Pravilnika o predaji arhivskoga gradiva arhivima (“Narodne novine”, broj 90/02). Javno arhivsko gradivo predaje se DAM u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka. Gradivo se može predati i prije isteka toga roka, ako se o tome sporazume imatelj i DAM, ili ako je to nužno radi zaštite gradiva. Arhivsko gradivo Županije predaje se tek nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje. O predaji arhivskog gradiva Županije DAM sastavlja se Zapisnik čiji je sastavni dio popis predanoga gradiva. Svi troškovi predaje arhivskog i registraturnog gradiva padaju na teret predavatelja arhivskog gradiva. Vii. ZAPOSLENiCi VEZANi UZ RAD PiSMOHRANE

Članak 28.

Članak 28. Županija je dužna imati odgovornu osobu za rad pismohrane, te zaduženog zaposlenika s punim ili djelomičnim radnim vremenom u pismohrani.
Članak 29. Zaposlenik u pismohrani mora imati najmanje srednju stručnu spremu, kao i položen stručni ispit za djelatnika u pismohrani, sukladno Pravilniku o stručnoj osposobljenosti radnika za zadatke i poslove zaštite arhivske i registraturne građe izvan arhiva (“Narodne novine”, broj 17/87). Ukoliko zaposlenik iz st. 1. ovoga članka nema položen stručni ispit, dužan ga je položiti u roku 1 godine od dana stupanja na ovaj posao.

Članak 30.

Članak 30. Zaposlenik u pismohrani obavlja slijedeće poslove: - sređivanje i popisivanje gradiva, - osiguranje materijalno-fizičke zaštite gradiva, - odabiranje arhivskoga gradiva, - izlučivanje registraturnog gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja, - priprema predaje arhivskoga gradiva DAM, - izdavanje gradiva na korištenje te vođenje evidencija o tome.
Članak 31. Zaposlenik u pismohrani dužan je u svome radu pridržavati se etičkog kodeksa arhivista, a posebice: - čuvati integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti, - dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih, - poštivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošću podataka i zaštitom privatnosti i postupati unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi, - osobito povjerenje koje mu je povjereno koristiti na dobro sviju i ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu korist, - nastojati postići najbolju stručnu razinu sustavno i stalno obnavljajući svoje znanje s područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava.

Članak 32.

Članak 32. Prilikom raspoređivanja na druge poslove ili raskida radnog odnosa odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužni su izvršiti primopredaju arhivskoga i registraturnog gradiva s osobom koja preuzima pismohranu. Viii. PROSTOR PiSMOHRANE
Članak 33. Županija je dužna osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu arhivskoga i registraturnog gradiva. Materijalna (fizičko-tehnička) zaštita arhivskoga i registraturnog gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka. Materijalna zaštita osigurava se: - obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi, - redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i odloženoga gradiva te prozračivanjem prostorija, - održavanjem odgovarajuće temperature (16-20 °C) i vlažnosti (45-55%), - redovitim otklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva.

Članak 34.

Članak 34. Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva Županije smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda. Sve instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom. U prostorijama pismohrane strogo je zabranjeno pušenje.

Članak 35.

Članak 35. Prostorije pismohrane moraju imati odgovarajući inventar kao što su metalne police, ormari, police, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i dr. Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata, te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah. 15. studenoga 2011. Broj 19 - Stranica 1779 “ S L U Ž B E N I G L A S N I K M E Đ I M U R S K E Ž U PA N I J E ”
Članak 36. Pristup u pismohranu dozvoljen je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane, odnosno zaposleniku u pismohrani. Brigu o uređenju pismohrane te nadzor nad radom u pismohrani provodi odgovorna osoba ustrojstvene jedinice u kojoj se nalazi pismohrana. iX.ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 37.

Članak 37. Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja Županije i njezinih prednika obvezne su postupati u skladu sa odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima te odredbama ovog Pravilnika.
Članak 38. Izmjene i dopune ovoga Pravilnika donose se na način i po postupku utvrđenim za njegovo donošenje.
Članak 39. Za sva pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i registraturnog gradiva.

Članak 41.

Članak 41. Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva Županije primjenjuje se po pribavljenom odobrenju DAM.
Članak 42. Pročelnik upravnog tijela Županije nadležan za opće poslove, u skladu s odredbama ovog Pravilnika, utvrdit će u Planu klasifikacijskih oznaka stvaratelja i primatelja akata upravnih i drugih tijela Županije, vrijeme čuvanja u skladu s Posebnim popisom iz članka 1. stavka 2. ovog Pravilnika.
Članak 43. Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana nakon objave u “Službenom glasniku Međimurske županije”. KLASA: 612-01/11-01/4 URBROJ: 2109/1-01-11-01 Čakovec, 3. listopada 2011. ŽUPAN ivan Perhoč, v. r. Rješenjem Državnog arhiva za Međimurje dana je suglasnost na Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva Međimurske županije i na Poseban popis s rokovima čuvanja, KlaSa: UP/I-612-06/11-03/14, URBROJ: 2109-16-11-04 od 13. listopada 2011. godine. POSEBAN POPIS GRADIVA MEĐIMURSKE ŽUPANIJE I NJEZINIH PREDNIKA S ROKOVIMA ČUVANJA Poslovno područje-vrsta gradiva Rok čuvanja 1. Poslovi župana 1.1. Fotodokumentacija i fonodokumentacija, snimljeni materijali Trajno 1.2. Zamolbe, predstavke i pritužbe građana i drugih pravnih subjekata, te prepiske u svezi istog 3 godine 1.3. Korespondencija s korisnicima proračuna, drugim institucijama, pravnim subjektima i fizičkim osobama - informacijsko - dokumentacijsko područje 1.4. Priopćenja za javnost. 1.5. Ostali predmeti glasnogovornika 1.6. Službeni listovi, časopisi i brošure u izdanju županije 1.7. Ostala izdanja koja se zaprimaju 1.8. Katalog informacija 1.9.

Članak 43.

2 godine Trajno 10 godina Trajno 3 godine Trajno Trajno Upisnik predmeta s osnove Zakona o pravu na pristup informacijama 1.10. 5 godina Predmeti traženih informacija s osnove Zakona o pravu na pristup informacijama 2. Poslovi Skupštine i opći poslovi - Opći poslovi 2.1. Trajno Urudžbeni zapisnik, upisnici i druge knjige koje imaju karakter urudžbenog zapisnika 2.2. Trajno Kazalo, imenici i registri koji se vode uz urudžbeni zapisnik i upisnik 2.3. Arhivska knjiga, zapisnici o škartiranju, popis gradiva koje se trajno čuva, zapisnici o preuzimanju gradiva, zapisnici o primopredaji gradiva, zapisnici o predaji gradiva nadležnom arhivu u tiskanom Trajno obliku i diskete 2.4. Dostavne knjige, knjige za poštu i druge pomoćne uredske knjige 5 godina 2.5. Rješenja o utvrđivanju oznaka unutrašnjih organizacijskih jedinica, o vođenju urudžbenog zapisnika, upisnika predmeta (upravnog postupka) i popisa 2.6. Trajno Trajno Informacije, analize i upute u svezi s primjenom zakonskih propisa Stranica 1780 - Broj 19 “ S L U Ž B E N I G L A S N I K M E Đ I M U R S K E Ž U PA N I J E ” 15. studenoga 2011. Poslovno područje-vrsta gradiva Rok čuvanja 2.7. Tehnička dokumentacija - projekti građevina 2.8. Evidencija štambilja, pečata i žigova 2.9. Trajno Trajno Okružnice i upute o postupcima u radu, dostavljene od nadležnih tijela Trajno 2.10. Dokumentacija veza uz nadzor nad provođenjem upravnog postupka Trajno 2.11. Spisi o nabavi i popravcima zgrada 2.12. Spisi o nabavi i popravcima opreme i inventara 2.13.

Članak 43.

10 godina 10 godina Rješenja o rashodovanju opreme i inventara (inventurne liste) 10 godina 2.14. Spisi u vezi s licitacijama i prikupljanju pismenih ponuda 2.15. 5 godina Manje važno dopisivanje i prepiske o općim, organizacijskim i stručnim pitanjima s drugim organizacijama 2.16. Dopisi u vez s nabavama, radovima i uslugama 2.17. Statistički izvještaji 2.18. Inspekcijska izvješća i nalazi 2.19. Izvješća nadležnom tijelu o rješavanju upravnih stvari 2.20. 5 godina 5 godina Trajno 5 godina 5 godina Tipizirani podnesci, zamolnice, urgencije, pozivi, obavijesti, opomene, informacije općeg karaktera 3 godine 2.21. Rješenja o administrativnim zabranama, honorarima, imenovanjima privremenih komisija i druga 3 godine tipizirana manje značajna rješenja, ukoliko nisu sastavni dio predmeta 2.22. Predmeti o rješavanju upravnih stvari u prvom stupnju nakon okončanja pravomoćnosti 3 godine 2.23. Predmeti o rješavanju upravnih stvari u drugom stupnju nakon okončanja pravomoćnosti 3 godine 2.24. Uvjerenja i potvrde strankama - Članovi skupštine i njihova radna tijela 2.25. 3 godine Izvještaji o radu i programi rada za Skupštinu Međimurske županije i Župana, zapisnici sa sjednica Skupštine, povjerenstava, odbora i sl. te odluke, rješenja, preporuke i zaključci Skupštine Međi- Trajno murske županije, Župana i svih njihovih radnih tijela 2.26. Samoupravni opći akti organa (statuti, pravilnici i drugi opći akti) Trajno 2.27. Matična knjiga članova Skupštine 2.28. Popis članova Skupštine 2.29. Predmeti s konstituirajućih sjednica predstavničkih tijela 2.30. Radna tijela predstavničkih tijela 2.31.