Zaključak o prihvaćanju Plana uspostave i razvoja financijskog upravljanja i kontrole

Temeljem članka 8 Zakona o sustavu unutarnje financijske kontrole u javnom sektoru (NN RH br.141/06) te članka 63. Statuta Grada Čakovca (Sl. gl. Grada Čakovca br. 05/01, 06/01, 05/05, 10/05 i 10/06 – proč. tekst), Gradsko poglavarstvo Grada Čakovca, na svojoj 24. sjednici održanoj 12. srpnja 2007. godine, donijelo je sljedeći Z A K LJ U Č A K I. Usvaja se Plan uspostave i razvoja financijskog upravljanja i kontrola. II. Ovaj Zaključak stupa na snagu osmog dana od dana objave u Službenom glasniku Grada Čakovca. Klasa: 021-05/07-01/66 Ur.broj: 2109/2-03-07-04 Čakovec, 12. srpanj 2007. GRADONAČELNIK Branko Šalamon U skladu s odredbama članka 8. Zakona o sustavu unutarnjih financijskih kontrola u javnom sektoru (NN RH br. 141/06) te članka 63. Statuta Grada Čakovca (Sl. gl. Grada Čakovca br. 05/01, 06/01, 05/05, 10/05 i 10/06 – proč. tekst), Gradsko poglavarstvo Grada Čakovca, na svojoj 24. sjednici održanoj 12. srpnja 2007. godine, donijelo je sljedeći PLAN USPOSTAVE I RAZVOJA FINANCIJSKOG UPRAVLJANJA I KONTROLA SADRŽAJ stranica 1. UVOD ………………………..........………….. 3 2. POSTOJEĆE STANJE ……......……………… 4 3. PLANIRANE AKTIVNOSTI ….…………….. 5 4. TABLIČNI PREGLED PLANIRANIH AKTIVNOSTI …........…...…… 8 Broj 11 »SLUŽBENI GLASNIK GRADA ČAKOVCA« Strana 219 UVOD Zakonom o sustavu unutarnjih financijskih kontrola u javnom sektoru (Narodne novine 141/06), dalje u tekstu Zakon, propisana je obveza uspostave sustava financijskog upravljanja i kontrola kod korisnika proračuna. Sustav unutarnjih financijskih kontrola, propisan Zakonom, je cjelokupan sustav financijskih i drugih kontrola uspostavljen od čelnika s ciljem uspješnog upravljanja i ostvarivanja zadataka korisnika proračuna.

Sustav unutarnjih financijskih kontrola koji je potrebno uspostaviti i razviti sastoji se od dvije komponente: - financijskog upravljanja i kontrole - unutarnje revizije. S obzirom da je unutarnja revizija uspostavljena u kolovozu 2006. te je započelo provođenje navedenih aktivnosti u 2007., u ovom Planu uspostave i razvoja financijskog upravljanja i kontrola naznačiti će se isključivo aktivnosti koje se odnose na komponentu financijskog upravljanja i kontrola. U skladu sa člankom 38. stavak 3. Zakona, u roku 6 mjeseci od dana stupanja na snagu Zakona, potrebno je donijeti Plan uspostave i razvoja financijskog upravljanja i kontrola. Navedeni Plan obuhvaća aktivnosti koje treba uspostaviti i razviti kako bi se što kvalitetnije ostvarili postavljeni ciljevi i zadaće. Sustav financijskog upravljanja i kontrola (FMC – eng.: financial management and control) je, prema odredbama članka 5. Zakona, sveobuhvatan sustav unutarnjih kontrola koje uspostavljaju i za koje su odgovorni čelnici korisnika proračuna, a kojim se, upravljajući rizicima, osigurava razumna sigurnost da će se u ostvarivanju ciljeva proračunska i druga sredstva korisiti pravilno, etično, ekonomično, djelotvorno i učinkovito, štiteći sredstva od gubitka, zloporabe i štete. Sustav obuhvaća sve poslovne transakcije, a posebice one koje su vezane uz prihode i primitke, rashode i izdatke, natječajne procedure i ugovaranje, povrate pogrešno uplaćenih iznosa, imovinu i obveze. Sustav unutarnjih kontrola provode čelnici i zaposlenici korisnika proračuna.

Svrha uvođenja financijskog upravljanja i kontrola je poboljšanje financijskog upravljanja i odlučivanja radi postizanja općih ciljeva kao što su: o Obavljanje poslovanja na pravilan, etičan, ekonomičan i učinkovit način, o Usklađenost poslovanja sa zakonima, propisima, politikama, planovima i postupcima, o Zaštita imovine i drugih resursa od gubitaka uzrokovanih lošim upravljanjem, neopravdanim trošenjem, i korištenjem, te od nepravilnosti i prijevara, o Jačanje odgovornosti za uspješno ostvarenje zadataka, o Pravodobno financijsko izvješćivanje i praćenje rezultata poslovanja. Sustav FMC-a odnosi se, između ostaloga, na unutarnje kontrole ugrađene u poslovne procese kako bi sprječavale nezakonite, nepravilne i neučinkovite odluke i postupke. Kontrola je svaka radnja koju poduzima čelnik, u cilju smanjenja negativnog učinka rizika i povećanja vjerojatnosti da se postavljeni ciljevi ostvariti. Financijsko upravljanje i kontrole provode se u svim ustrojstvenim jedinicama i na svim razinama korisnika proračuna. Uspostavom sustava FMC-a propisati će se način obavljanja poslovnih procesa, utvrditi tko je odgovoran za provođenje pojedinih aktivnosti u procesu i rokovi u kojima ih je potrebno provesti, te pregled kontrola koje su uspostavljene u pojedinom poslovnom procesu. Navedeno bi omogućilo transparentnost poslovanja i obavljanja poslovnih procesa, te ukazalo koje su kontrole uspostavljene, odnosno, koje se trebaju uspostaviti kako bi se osiguralo ostvarivanje ciljeva i poboljšanje poslovanja.

U skladu s odredbom članka 8. zakona, za izradu Plana uspostave i razvoja FMC-a zadužen je voditelj za financijsko upravljanje i kontrole, a Plan odobrava čelnik korisnika proračuna. Za praćenje ostvarenja Plana zadužen je voditelj. Osim navedenog, čelnik može imonovati i koordinatora za financijsko upravljanje i kontrole, te radnu skupinu koja bi pratila provedbu aktivnosti navedenih u Planu. Potrebno je naglasiti da jednom uspostavljeni sustav FMC-a nije konačan, već ga je potrebno neprestano procjenjivati i poboljšavati radi učinkovitog ostvarenja zadataka i ciljeva, kao i što kvalitetnijeg upravljanja sredstvima kojima raspolaže Grad Čakovec. 2.POSTOJEĆE STANJE Unutarnje ustrojstvo Grada Čakovca, nazivi ustrojstvenih jedinica, djelokrug i način upravljanja, predviđeni broj zaposlenika potrebnih za obavljanje poslova iz našeg djelokruga određen je Pravilnikom o unutarnjem redu gradske uprave Grada Čakovca čiji je sastavni dio sistematizacija službeničkih i namješteničkih radnih mjesta. Pri planiranju u trošenju proračunskih sredstava primjenjujemo odredbe Zakona o proračunu, Zakona o izvršavanju državnog proračuna Republike Hrvatske za svaku godinu, te druge važeće zakone, pravilnike i propise. Broj 11 Strana 220 »SLUŽBENI GLASNIK GRADA ČAKOVCA« Aktivnosti koje se odnose na proces nabave detaljno su propisane Zakonom o javnoj nabavi (NN 117/01, 197/03 i 95/05) i Uredbom o postupku nabave roba, radova i usluga male vrijednosti (NN 14/02). Isplatu plaća i drugih materijalnih prava zaposlenicima obavljamo u skladu s važećom zakonskom regulativom, te internim aktima kojima su propisane odredbe o visini osnovice i koeficijenata za pojedino radno mjesto.

S obzirom na navedeno, neki naši poslovni procesi su opisani i određen je način njihovog provođenja, međutim, svjesni smo potrebe sastavljanja popisa poslovnih procesa koji se provode, njihovog detaljnijeg opisivanja i načina provođenja. Iz navedenog razloga ćemo ovim Planom naznačiti rokove unutar kojih će se provesti pojedine aktivnosti vezane uz popis i opis poslovnih procesa i samoprocjenu sustava financijskog upravljanja i kontrola, uz procjenu i upravljanje rizicima. U Gradu Čakovcu je tijekom 2006. uspostavljena unutarnja revizija kao dio cjelovitog sustava financijskog upravljanja i kontrola. Osoba imenovana za obavljanje poslova unutarnje revizije završila je tijekom 2006. i 2007. edukaciju za stjecanje stručnog ovlaštenja za unutarnje revizore u javnom sektoru, tijekom 2007. položila je ispite znanja, obavila dvije praktične pilot revizije, čime su stvoreni uvjeti za stjecanje stručnog certifikata Ministarstva financija, te poduzimanje daljnjih aktivnosti unutarnje revizije u skladu sa Zakonom, odnosno, prvenstveno, sastavljanje strateškog plana za razdoblje 2008.-2010, te u skladu sa strateškim planom, donošenje godišnjeg plana unutarnje revizije po odobrenju gradonačelnika. Do početka srpnja 2007. nisu imenovani voditelj za FMC niti osoba zadužena za nepravilnosti, što se planira u narednim razdobljima. 3. PLANIRANE AKTIVNOSTI Kako bi se uspostavio sustav FMC-a potrebno je poduzeti sljedeće aktivnosti: Imenovati voditelja za FMC Imenovati osobu zaduženu za nepravilnosti Odlučiti o potrebi imenovanja koordinatora za FMC Odlučiti o potrebi imenovanja radne grupe koja će se baviti pitanjem uspostava FMC-a Donijeti plan uspostave sustava FMC-a Sastaviti izjavu o misiji, viziji i ključnim poslovnim ciljevima Grada Procijeniti komponente financijskog upravljanja i kontrola Popisati glavne poslovne procese (podprocese) i identificirati aktivnosti u njima Opisati poslovne procese (izraditi revizijske tragove)

Sastaviti knjigu (mapu) procesa Utvrditi rizike na razini aktivnosti, procijeniti rizike i rangirati ih, te odlučiti o odgovoru na rizike, odnosno, uspostavi kontrola (upravljanje rizicima) Sastaviti pregled uspostavljenih kontrola Analizirati postojeće i potrebne kontrole, te odlučiti o potrebnim prethodnim i naknadnim kontrolama Donijeti akcijski plan za otklanjanje slabosti unutarnjih kontrola Pratiti ostvarenje plana Sastaviti godišnje izvješće o uspostavi sustava za FMC. U Gradu dosada nisu provođene aktivnosti organizacijske uspostave, te će se ovim Planom predvidjeti njihovo obavljanje. Po organizacijskoj uspostavi, također će biti potrebno poduzeti sljedeće značajnije aktivnosti: - Sastavljanje izjave o misiji, viziji i ključnim poslovnim ciljevima Izjava o viziji pokazuje dugoročan smjer i opisuje što želi korisnik ostvariti u razdoblju od 10 do 20 godina. Misija je glavni razlog postojanja i djelovanja, te sadrži: Definiciju područja djelovanja, odgovor na pitanje što je naš posao, što će biti naš posao i što treba biti naš posao Izjevu o glavnim ciljevima i što Grad želi ostvariti Izjavu o uvjerenjima i vrijednostima Grada. Osim navedenog, potrebno je odrediti strateške ciljeve (organizacijske), kao i operativne ciljeve. Čelnik će u suradnji s voditeljem za FMC odrediti strateške ciljeve, a čelnici ustrojstvenih jedinica (pročelnici upravnih odjela, službi) će odrediti operativne ciljeve svojih jedinica. - Procjena sustava financijskog upravljanja i kontrola Procjena ovog sustava je polazno stajalište prije uvođenja sustava FMC-a. Dobro uspostavljen sustav omogućio bi pouzdanost i cjelovitost informacija, suglasnost s politikama, planovima, procedurama, zakonima i propisima, učinkovitu zaštitu imovine i ekonomičnu i učinkovitu uporabu raspoloživih ljudskih, materijalnih i proračunskih resursa.

Procjena će se provesti koristeći Upitnik o samoprocjeni koji je sastavni dio Naputka za izradu godišnjeg izvješća o sustavu unutarnjih financijskih kontrola (Narodne novine 8/07). Navedeni Upitnik temelji se na kompomentama financijskog upravljanja i kontrole, a to su: kontrolno okruženje, upravljanje Broj 11 »SLUŽBENI GLASNIK GRADA ČAKOVCA« Strana 221 rizicima, kontrolne aktivnosti, informacije i komunikacije, te praćenje i procjena sustava. Nakon procjene sustava, predložiti će se aktivnosti koje je potrebno provesti kako bi se sustav poboljšao. - Popis poslovnih procesa Popis poslovnih procesa je pregled poslovnih procesa koji se obavljaju u Gradu Čakovcu, odnosno, pregled postupaka kojima se određuje način obavljanja pojedinog poslovnog procesa, kao i popratne dokumentacije koja se prilikom njihovog provođenja koristi. Popis poslovnih procesa bilo bi potrebno sastaviti za svaku ustrojstvenu jedinicu na temelju uputa i smjernica voditelja za FMC, odnosno, osobe koja je prošla izobrazbu. Voditelj za FMC zadužiti će čelnike ustrojstvenih jedinica za popis poslovnih procesa koji se u njihovim jedinicama obavljaju. Popisom je potrebno obuhvatiti i odrediti aktivnosti u pojedinom procesu. Nakon sastavljanja popisa na razini ustrojstvenih jedinica, planira se sastavljanje procesa na razini Grada. Okončanje popisa poslovnih procesa planira se do konca 2010. godine. - Opis poslovnog procesa (Izrada revizijsog traga) Svi poslovni procesi i način njihova provođenja trebaju biti prikazani u pisanom obliku.

Opis poslovnog procesa sadržavati će dijagram tijeka (grafički prikaz procesa i postupaka), opis aktivnosti, osobu odgovornu za provođenje određene aktivnosti u poslovnom procesu, rok u kojem ili do kada aktivnost treba provesti kao i druge dokumente (obrasce, upute i drugo) koji se koriste u poslovnom procesu. U opisu poslovnog procesa navesti će se i kontrole koje se provode tijekom poslovnog procesa, kao i osobe koje provode pojedinu kontrolnu aktivnost. Navedenim opisom i dokumentiranjem poslovnih procesa omogućiti će se zaposlenicima da točno znaju svoja ovlaštenja i odgovornosti. Nakon utvrđivanja poslovnih procesa na razni ustrojstvenih jedinica, svaki rukovoditelj će, prema važnosti pojedinog poslovnog procesa za ostvarivanje ciljeva, odrediti redoslijed opisa poslovnih procesa. - Knjiga (mapa) procesa Kao rezultat popisa i opisa poslovnih procesa sastaviti će se knjiga (mapa) procesa. Na taj način sastaviti će se cjeloviti opis poslovnih procesa s ciljevima Grada Čakovca, te utvrditi međusobna povezanost između procesa i prilika za moguća poboljšanja poslovanja. Izrada knjige (mape) procesa osigurava jedinstvenost provođenja poslovnih procesa, utvrđivanje aktivnosti koje se provode, odgovornost za provođenje aktivnosti i rokova u kojima se trebaju provesti, te pregled kontrola koje su utvrđene u pojedinom procesu, a koje osiguravaju ostvarenje ciljeva poslovnog procesa. Knjiga procesa će sadržavati sljedeće: o Uvodni dio – ustrojstvo Grada (organigram), misija i strateški ciljevi o Zajednički poslovni procesi – popis i opis poslovnih procesa koji se obavljaju u svima ili većini ustrojstvenih jedinica o Popis i opis procesa po ustrojstvenim jedinicama (odjeli i službe).

Za okončanje Knjige (mape) procesa predviđa se konac 2011. godine. - Procjena i upravljanje rizicima Rizik je određen kao mogućnost nastanka događaja koji mogu nepovoljno utjecati na ostvarenje ciljeva. Upravljanje rizicima cjelokupan je proces utvrđivanja, procjenjivanja i praćenja rizika, uzimajući u obzir ciljeve Grada, te poduzimanje potrebnih radnji u svrhu smanjenja rizika. Dakle, procjenom rizika obuhvatit će se određivanje ciljeva poslovanja, mogući rizici koji utječu na ostvarenje ciljeva, provesti će se njihovo ocjenjivanje u odnosu na vjerojatnost nastanka i značajnost posljedice, te uspostaviti prikladne mjere za upravljanje rizicima. Kako bi se procjena rizika provela te omogućilo upravljanje rizicima, potrebno je da se pojedini zaposlenici Grada uključe u proces izobrazbe koju organizira Ministarstvo financija. Kao rezultat procjene rizika sastaviti će se strategija upravljanja rizicima, za što je, prema Zakonu, odgovoran gradonačelnik. Strateške rizike, odnosno, rizike koji se odnose na poslovanje cijelog Grada procijeniti će voditelj FMC-a u suradnji s gradonačelnikom. Operativni rizici će se procijeniti na razini svakog poslovnog procesa. Svaki rukovoditelj (čelnik pojedine ustrojstvene jedinice - pročelnik odjela, službe, tajnik) će procijeniti rizike na razini svoje ustrojstvene jedinice, odnosno, na razini poslovnih procesa koji se u njoj provode te predložiti mjere za ublažavanje rizika, odnosno kontrole koje treba uspostaviti kako bi se smanjio negativni utjecaj rizika. Tako će se sastaviti registar rizika koji će biti dio, odnosno podloga za sastavljanje strategije upravljanja rizicima koju donosi gradonačelnik.

- Analiza potrebnih i postojećih kontrola Nakon sastavljanja registra rizika i odluke o uvođenju kontrolnih aktivnosti kao odgovora na rizike, u Gradu će se razmotriti odgovaraju li uspostavljene kontrole onome što je potrebno. Nakon sastavljanja pregleda uspostavljenih kontrola razmotriti će se potreba za dodatnim kontrolnim aktivnostima koje mogu biti uspostavljene kao prethodne i naknadne kontrole. Broj 11 Strana 222 »SLUŽBENI GLASNIK GRADA ČAKOVCA« Osim kontrola koje su ugrađene u poslovne procese, gradonačelnik može imenovati osobu – financijskog kontrolora, koja će provodoti prethodne kontrole za one poslovne procese ili transakcije koje su izložene većem riziku ili koje su značajnije za Grad. U skladu sa člankom 5. Zakona, financijski kontrolor učinkovitost i djelotvornost poslovne transakcije prije je osoba koja provjerava zakonitost, ekonomičnost, izvršenja konačne odluke, zaključenja ugovora ili provođenja neke druge transakcije. Dakle, imenovanje financijskog kontrolora samo je jedan od oblika kontrola o čijem imenovanju odlučuje gradonačelnik uvažavajući potrebe Grada. Iz tog razloga ćemo, nakon sastavljanja registra rizika, procijeniti postoje li poslovni procesi za koje je potrebno imenovati financijskog kontrolora. Uz to, gradonačelnik može imenovati i osobe koje će provoditi naknadne kontrole, odnosno, kontrole koje se provode nakon okončanja poslovne transakcije. Naknadnu kontrolu ne može provoditi osoba koja je uključena u provođenje prethodne kontrole. - Plan za otklanjanje slabosti kontrola Nakon odluke o uvođenju dodatnih kontrolnih aktivnosti, voditelj za FMC će donijeti plan uspostave dodatnih kontrola kojim će se predvidjeti radnje koje je potrebno poduzeti kako bi se uspostavile potrebne kontrole, odnosno, uklonile kontrole koje su nepotrebne.

Dakle, Plan za otklanjanje slabosti kontrola ćemo donijeti na temelju rezultata samoprocjene sustava FMC i procjene rizika.Njime ćemo obuhvatiti kontrole koje treba uvesti ili zamijeniti postojeće jer su neadekvatne. - Godišnje izvješće o sustavu FMC U skladu sa člankom 15. Zakona, gradonačelnik izvješćuje Središnju harmonizacijsku jedinicu Ministarstva financija o funkcioniranju, djelotvornosti i učinkovitosti financijskog upravljanja i kontrola. Voditelj za financijsko upravljanje i kontrole obvezan je pripremiti godišnje izvješće o aktivnostima vezanima uz uspostavu i razvoj sustava FMC-a, te ga, nakon odobrenja gradonačelnika, dostaviti Ministarstvu financija do 31. siječnja tekuće godine za prethodnu godinu. - Izobrazba osoba uključenih u financijsko upravljanje i kontrole Sve osobe uključene u FMC trebat će se kontinuirano obrazovati kako bi stekle određena znanja za uspostavu i razvoj ovog sustava. Bez odgovarajuće izobrazbe sustav se neće razvijati u željenom smjeru. 4. TABLIČNI PREGLED PLANIRANIH AKTIVNOSTI U nastavku se daje pregled aktivnosti koje je potrebno provesti kako bi se uspostavio i razvio sustav FMC, rokovi u kojima se trebaju provesti i osobe koje su odgovorne za provođenje. POTREBNE AKTIVNOSTI 1. Imenovanje voditelja za financijsko Organizacijska upravljanje i kontrole I. uspostava 2. Imenovanje osobe zadužene za nepravilnosti 3. Osnivanje radne skupine za financijsko upravljanje i kontrole - procjena gradonačelnika 4. Imenovanje financijskog kontrolora - procjena gradonačelnika 5. Imenovanje osobe za naknadne kontrole - procjena gradonačelnika 1. Sastavljanje izjave o viziji, misiji i II. Uspostava ključnim ciljevima Grada i i razvoj ustrojstvenih jedinica financijskog 2. Početna procjena pet komponenti upravljanja i unutarnjih kontrola kontrola ODGOVORNOST ROK IZVRŠENJE Gradonačelnik prosinac 2009.

Gradonačelnik prosinac 2009. Gradonačelnik prosinac 2009. Gradonačelnik prosinac 2009. Gradonačelnik prosinac 2009. Gradonačlenik, čelnici ožujak 2010. odjela, službe Voditelj za FMC lipanj 2010.